Technopolis-riktlinjer för Covid-19 och avvikande öppettider. Läs mer

Är ett kontorsutrymme en kostnad eller en investering?

Enligt arbetsmiljöforskaren Peggie Rothe fokuserar många företag i allt för stor utsträckning på att kapa kontorskostnaderna, vilket gör att de går miste om avsevärda konkurrensfördelar som skulle genererat en mer effektiv arbetsmiljö.

Är målsättningen att kapa kostnader eller att skapa ett verkligt effektivt kontorsutrymme?

Många företag betalar i genomsnitt för mycket för sitt första kontorsutrymme – främst för att användningen av kontorsutrymmet ofta är mycket ineffektiv. Därför är det inte så konstigt att många företag ständigt upplever ett tryck att kapa kostnadern för kontorsutrymmet.

– Oftast är den största utmaningen för företag att balansera mellan trycket att kapa kostnader och behovet av att investera i arbetsmiljön, säger Leesmans utvecklingsledare Peggie Rothe, som också studerar effektiviteten i olika arbetsmiljöer.

Alldeles för ofta är förloraren i denna kamp den effektiva arbetsmiljön – och självklart också företagets personal.

Enligt en nyligen genomförd studie från forskningsbolaget Leesman anser över en tredjedel att den fysiska arbetsmiljön inte alls ger stöd åt produktivt arbete. I de värsta fallen anser bara 15 procent av personalen att de kan arbeta produktivt.

”Kostnadsfokus på arbetsutrymmet är en effektivitetsparadox”

Enligt Rothe är en av de främsta orsakerna till ineffektivitet på arbetsplatsen paradoxalt nog att kontorsutrymmet specifikt ses som en kostnad och inte som en investering i företagets framgångar. Detta gör att kostnaderna ofta kapas på fel ställen, som till exempel billigare kontorslokaler.

När fokus bara läggs på kostnadsstrukturen kan ofta de största dolda kostnaderna kopplade till kontorsutrymmet negligeras eftersom de orsakas av något helt annat än ren hyra – till exempel ineffektiv omotiverad personal eller hög personalomsättning. Dålig personaleffektivitet leder i sin tur till ytterligare tryck på kapade kostnader med en ond cirkel som resultat.

– Ett kostnadscentrerat tankesätt är skadligt eftersom en effektiv arbetsmiljös monetära värde är mycket större än de små besparingar som kan göras med genvägar i kostnadsstrukturen, analyserar Rothe.

Glöm trenderna – planera kontoret utifrån behoven

En anledning till ineffektiviteten är att de olika personalgruppernas olika arbetsmetoder ofta inte beaktas när kontorsutrymmet utformas. Enligt Rothe är många företag också ivriga på att hoppa på de senaste kontorstrenderna.

– Under de senaste åren har det exempelvis varit stort fokus på att öka gemenskapen, vilket i sig är jättebra. Upp till 93 procent av respondenterna i vår undersökning sade emellertid att de utöver gemenskap också måste kunna arbeta med uppgifter som kräver avskildhet och koncentration, säger Rothe.

– Problem kommer definitivt att uppstå om mängden gemensamma utrymmen ökar på bekostnad av koncentrationsmöjligheterna.

Den bästa indikatorn för effektivitet är upplevelsen

Leesmans otroliga undersökning med 400 000 svar syftar till att mäta medarbetarnas upplevelse. Men hur bra är upplevelsen egentligen som en indikator på arbetets effektivitet?

Mycket bra antyder studien. Både Leesmans data och andra forskningsresultat indikerar att personalens upplevelse bland annat korrelerar med den personliga effektiviteten, motivationen, engagemanget och företagets framgångar.

Dessutom visar en nyligen genomförd studie från Oxford Economics att 75 procent av företagen som har en lägre personalomsättning än genomsnittet och nådde en omsättningstillväxt på över 10 procent hade investerat specifikt i arbetsmiljön och medarbetarnas övergripande tillfredsställelse.

Känslan av kontroll som en specifik del av tillfredsställelsen i arbetet

I samband med effektiviteten och upplevelsen är känslan av kontroll också en bidragande faktor. Enligt psykologer kan stressfaktorer i arbetsmiljön tolereras bättre om de kan påverkas. Effektiviteten i aktivitetsbaserade kontor anses bygga på detta koncept.

– Det är egentligen ganska självklart att om det inte finns lämpliga mötesrum och diskussioner måste genomföras i en öppen kontorsmiljö kommer det oundvikligen att påverka arbetets effektivitet, säger Rothe.

Kontorsutrymmet kan vara en konkurrensfördel, med det finns stor förbättringspotential

Med tanke på forskningen är det tydligt att en effektiv arbetsmiljö är en direkt investering i företagets framgångar. Enligt studien som Leesman har genomfört anser emellertid bara 57 procent av personalen att arbetsplatsen ger stöd för effektivt arbete. Varför är inte detta allmän fakta?

– En utmaning är att arbetsmiljöns påverkan på arbetets effektivitet är omöjlig att mäta på ett helt standardiserat sätt, säger Rothe.

Med andra ord: det är för lätt för beslutsfattare på företag att titta på traditionella kostnadsberäkningar som inte inbegriper buller, stress och andra dolda kostnader i en ineffektiv arbetsmiljö.

Enligt Oxford Economics ser upp till 96 procent av cheferna medarbetareffektiviteten som en avgörande faktor för företagets framgångar, men bara 40 procent förstår hur produktiviteten påverkas av ständiga störningsmoment.

Det finns alltså stor förbättringspotential, men tack och lov går utvecklingen i rätt riktning.

– En ständigt växande andel av dem som bestämmer över kontorsutrymmena förstår kopplingen mellan tillfredsställelse i arbetet och den personliga effektiviteten, säger Rothe nöjt.

Ladda ner vår kostnadsfria vägledning för mer information om hur kostnaderna för arbetsplatsen kan kontrolleras utan kompromisser med kontorets funktion: