Effektiv arbetsmiljö med utrymmesanalys

Att förändra kontorsutrymmet är en strategisk åtgärd som i stor utsträckning påverkar arbetets effektivitet, arbetsmetoderna och kulturen på arbetsplatsen. Därför ska en förändring genomföras med omsorg och med utgångspunkt i företagets målsättningar. Ju mer personalens behov beaktas, desto mer kan det nya kontoret ge fördelar för både företaget och dess personal. Därför bör alla företag inleda planeringen av arbetsmiljön med en utrymmesanalys.

Alla organisationer, och alla medarbetargrupper är unika. Arbetsmetoderna varierar stort. Därför är det i praktiken omöjligt att bygga funktionella och effektiva kontor baserat på gissningar eller antaganden. Lösningen som fungerar hos grannen fungerar förmodligen inte hos er.

Varje ombyggnad eller uppdatering av ett kontorsutrymme bör därför inledas med en utrymmesanalys. Analysen används för att identifiera de problem som hämmar medarbetarnas effektivitet, engagemang eller utveckling. På så vis kan man hitta de verkliga behoven vid förändringen av utrymmet och bygga ett kontor som på bästa möjliga sätt ger stöd för arbetet och företaget.

Personalen är företagets viktigaste konkurrensfördel. Olika studier har visat att företag som med ett helhetstänk investerar i välbefinnandet i arbetsmiljön får de mest produktiva och engagerade medarbetarna. Samtidigt genererar en välplanerad arbetsmiljö tydliga besparingar i utrymmesrelaterade kostnader – bortslösade ytor påvekar fortfarande de flesta företag. En investering i kontorsutrymme är därför en investering i företagets framtid.

Den ger också arbetsgivaren möjlighet att engagera personalen i förändringen. När personalen verkligen kunnat göra sin röst hörd och har deltagit i planeringen av sin arbetsmiljö blir de mer engagerade i slutresultatet, och motståndet mot förändringen blir lättare att hantera.

Behovet av en analysfas kan inte nog betonas. Ett kontorsutrymme som förändras baserat på en väl genomförd analys kan tillämpas med rätt principer och implementeras mycket enklare.

Det är bra att genomföras en utrymmesanalys när en större förändring väntar, som betydande ändringar i arbetsmetod eller i antalet medarbetare. Detta görs för att säkerställa att utrymmet tillgodoser behoven också efter denna förändring.

Om en flytt planeras ska analysen göras i god tid innan det framtida kontorsutrymmet väljs. På så vis kan ni ta reda på om en flytt verkligen är den bästa åtgärden, eller om det befintliga utrymmet kan byggas om och bli effektivt. Om en ny adress bedöms vara den bästa lösningen ger analysen vägledning kring vilken typ av kontorsutrymme ni ska titta efter.

Börja analysen med det befintliga utrymmet och identifiera hur många olika typer av utrymmen och arbetsstationer som finns, och hur aktivt de används. Det är bra att mäta både den uppfattade och den faktiska användningen.

Den uppfattade användningen bygger på personalens uppfattningar och önskemål kring de arbetsplatser som behövs. Observationer kan hämtas in via olika typer av undersökningar, intervjuer och workshops.

Faktiska mätningar ger tydliga siffror till stöd för undersökningarna. Exempelvis kan olika sensorer användas för att avgöra hur lång tid som faktiskt tillbringas vid arbetsstationerna. Detta görs för att säkerställa att den uppskattade tiden faktiskt stämmer överens med verkligheten, och kan tydliggöra om vissa arbetsstationer inte utnyttjas till fullo.

Målet med analysen är att identifiera organisationens och personalens behov när det gäller arbetsmiljön. Undersökningen identifierar ofta tydliga smärtpunkter och utmaningar som gör att mål inte nås och att personalen inte kan arbeta effektivt. Analysen kan exempelvis visa att personalen behöver fler tysta områden eller bättre möjligheter att jobba på distans.

Utifrån analysen skapas en utrymmesplan. Planen slår fast vilka typer av ytor och arbetsstationer det nya kontoret ska ha. Den övergripande planeringen är enklare när funktionaliteten placeras ut först. Möbler, färger och andra dekorativa element är irrelevanta om utrymmet i sig inte är funktionellt.

(Artikeln fortsätter efter utrymmesplanen.)

Analysens varaktighet är olika för olika företag, men om experter tas in går den förvånansvärt snabbt. Måtten samlas in under arbetet och undersökningen genomförs smidigt i digitalt format.

Se emellertid till att sätta av tillräckligt med tid för att planera processen och analysen av insamlade data.

Ändringar i arbetsmiljön är en fråga där experthjälp kan vara mycket användbar.

En expert på förändringar gör processen snabbare och kan hjälpa kunden att fokusera på rätt saker. På så vis säkerställs att företagets viktigaste investering, personalen, verkligen får göra sin röst hörd.