Så blir ni av med dolda arbetsplatsrelaterade kostnader

Arbetsplatser genererar ett oväntat stort antal dolda kostnader som ofta är svåra att identifiera. Sådana kostnader huvudsakligen till följd av otydliga utgifter och ineffektiv platsanvändning.

Vet du hur mycket ditt företag betalar i fasta arbetsmiljörelaterade kostnader per anställd? Om svaret är ja vill vi gratulera – inte många har sådan koll.

Enligt Henri Rantalainen, chef på Technopolis i Tammerfors, vet bara ett litet antal företag vilka kostnader som måste beaktas när det gäller arbetsmiljön. Huvuddelen av de dolda kostnaderna beror på:

Ett genomsnittligt företag ingår 5–15 avtal i utöver själva hyresavtalet: el, internet, städning, fastighetsförvaltning, post- och pakethantering, säkerhet, restaurangtjänster, nyckelhantering, möbler och gröna växter, skrivare, bildskärmar, projektorer med mera. Vart och ett av dessa avtal ökar den totala kostnaden för företagets arbetsmiljö.

Många jämför kontorsutrymmen utifrån priset per kvadratmeter, men om jämförelsen skulle inkludera de faktiska totala utgifterna (hyres- och serviceavtal) skulle många skenbart billiga alternativ plötsligt bli mycket dyrare. Serviceavtal exkluderas emellertid ofta från totalen, ett tillvägagångssätt som döljer de olika alternativens faktiska kostnader.

Hanteringen av en avtalsportfölj och olika servicepaket inbegriper mycket dolt arbete som är svårt att kvantifiera, och detta förvränger kostnadsberäkningarna. Stora portföljer och krävande servicehantering tar mycket av resurserna i det dagliga arbetet. Sådana resurser är ofta svåra att identifiera, och därmed också att inkludera i de övergripande kostnaderna.

– Bara anbudsprocesser och avtalsförnyelse kräver massor av resurser för att hantera. Om ett företag har 20 kontor och varje kontor ingår 12 serviceavtal med en avtalsperiod på 3 år innebär detta att 80 avtal måste förnyas varje år, sammanfattar Rantalainen.

Större företag har ofta flera medarbetare på heltid som hanterar servicepaketen. Utöver detta tillkommer annat avtalsrelaterat administrativt arbete som utförs över hela organisationen. På mindre företag läggs sådant administrativt arbete ofta på medarbetare som skulle utnyttjas bättre om de utvecklade företagets kärnverksamhet.

Ineffektiv användning av lokalerna är en av de största källorna till onödiga utgifter hos företag. Ett dåligt utformat kontor är ofta inte bara opraktiskt, utan också för stort. Med rätt utformning kan antalet överflödiga kvadratmeter minimeras, vilket ger sänkta hyreskostnader.

Ineffektiviteten föds ofta i förvärvsprocessen som inleds med att det maximala priset per kvadratmeter bestäms. Andra kriterier – platsen, komforten och planlösningens funktionalitet – beaktas först när de prisbaserade parametrarna har låsts. Denna strategi resulterar ofta i kontor som är rymliga när det gäller golvytan, men också omoderna och ineffektiva.

Överflödiga kvadratmeter är inte den enda källan till extra kostnader. Många lokaler främjar inte effektiva arbetsmetoder och går inte att anpassa efter personalens omväxlande behov. Enligt en nyligen genomförd undersökning från Leesman anser bara 57 procent av personalen att arbetsmiljön bidrar till deras effektivitet i arbetet – på vissa arbetsplatser är siffran så låg som 15 procent.

Undersökningar visar att en dysfunktionell arbetsplats får negativa effekter på effektiviteten i arbetet, motivationen och i värsta fall medarbetarnas engagemang. Detta innebär att ett bekvämt och funktionellt kontor är en viktig konkurrensfaktor och avgörande för att kunna locka de främsta talangerna till företaget. Planering av företagets lokaler är därför särskilt viktigt i branscher där det råder brist på kompetent personal.

Dolda kostnader är ofta svåra att hitta om du inte vet vad du letar efter. Detta leder till att företag kapar kostnader på fel platser, som till exempel kvadrameterpriser eller enskilda tjänster, när eliminering av dolda kostnader i själva verket skulle gett mycket bättre resultat. Dessutom ökar sannolikheten att en effektiv arbetsmiljö kan skapas om lokalerna och tjänsterna inte ses som utgifter utan istället som en investering i företagets framgångar och personalens välbefinnande.