Vad är ett aktivitetsbaserat kontor, och vilka fördelar kan det ge till ett företag?

Dagens arbetsgivare förstår i allt större utsträckning att personalen är deras största konkurrensfördel – och att ett kontorsutrymme som ger stöd för effektivt arbete också fungerar som en investering i företagets framgångar. Företag som bestämmer sig för ett aktivitetsbaserat kontor är ofta de som vill kunna erbjuda optimerade och mångsidiga arbetsförhållanden till sin personal.

Ett aktivitetsbaserat kontor är en modern arbetsmiljölösning som delar upp kontorsutrymme utifrån de tilltänkta anvädningsområdena. Konceptet bygger på aktivitetsbaserat arbete, där utrymmet är utformat för att ge stöd åt olika arbetsmetoder: tysta områden för koncentration, gemensamma utrymmen för lagarbete etc.

Avsikten är att låta personalen välja det område eller den arbetsstation på kontoret som passar bäst vid en given tidpunkt baserat på den aktuella arbetsuppgiften. Den viktigaste faktorn när man skapar ett aktivitetsbaserat kontor är att identifiera de faktiska behoven och säkerställa att det finns tillräckligt med arbetsplatser av varje enskild typ.

Ett välplanerat aktivitetsbaserat kontor har flera fördelar både för enskilda medarbetare och hela företaget:

Varje företag har olika typer av medarbetare med olika slags arbetsmetoder och därför olika behov. För att kunna få ett effektivt slutresultat ska en förändring i kontorsutrymmet alltid föregås av en analys i vilken personalens faktiska behov identifieras.

Personal som tillbringar mycket tid på kontoret behöver en tyst och privat arbetsstation för att kunna arbeta effektivt. Andra kan å sin sida tillbringa en stor andel av sin tid på andra platser än vid skrivbordet – i cafeterian, i ett mötesrum eller hos en kollega? En majoritet av dessa människor vill också ha en arbetsstation, en tyst plats eller möjligheten att kunna interagera med kollegerna på kontoret.

För att kunna identifiera de faktiska behoven hos hela personalen måste tillräcklig tid läggas på att identifiera dem, analysera de data som samlas in och planera kontorsutrymmet. När förarbetet är klart och personalen har inkluderats från början är det också mer sannolikt att slutresultatet blir bra.

För att arbetet ska kunna bli effektivt bör ett aktivitetsbaserat kontor innehålla rätt proportioner av ytor avsedda för olika funktioner.

Alla vill någon gång ha ett eget tyst utrymme för koncentration. Därför ska kontoret ha tysta områden som är lämpliga för arbeten som kräver koncentration. Dessa områden som är avsedda för tyst arbete ska placeras så långt som möjligt från hektiska ytor eller platser där människor rör sig. Alternativt kan de skapas med möbler eller modulära lösningar.

Det är också bra att skapa särskilda ytor för samarbete. För det första behöver varje kontor lämpliga ytor för möten, utbildningar och teamarbete. För det andra ska också vissa ytor sättas av för spontana möten hos personalen. De ska vara centralt placerade längs områden där människor rör sig, men får inte störa andras arbete i någon större utsträckning.

Utöver lämpliga utrymmen för arbete ska en arbetsgemenskap alltid ha områden som är lämpliga för avslappning, där de kan slappna av med en kopp kaffe, prata med kolleger och släppa de dagliga arbetsrutinerna en stund.

Många företag har dragit nytta av ett aktivitetsbaserat kontor – inklusive Technopolis-kunder. Men är ett aktivitetsbaserat kontor lämpligt i alla situationer och för alla typer av företag? Inte nödvändigtvis – särskilt om man gör misstaget att jaga de senaste trenderna, och arbetsytan inte är planerad utifrån företagets faktiska behov, påminner forskningsledaren Peggie Rothe från forskningsbolaget Leesman som är specialiserat på arbetsmiljö. Bäst slutresultat uppnås vanligtvis om företaget först fokuserar på att noggrant identifiera personalens faktiska behov.