Technopolis-riktlinjer för Covid-19 och avvikande öppettider. Läs mer

Unisport: Ergonomiska kontorsutrymmen förbättrade medarbetarnöjdheten

När Unisports huvudkontor i huvudstadens centrum blev för litet behövde de hitta ett nytt kontor på en bra plats.

  • Utmaningen

    När Unisports huvudkontor i huvudstadens centrum blev för litet behövde de hitta ett nytt kontor på en bra plats. Målsättningen med det nya kontoret var att kombinera olika avdelningar och föra samman en verksamhet som var uppdelad över hela landet under ett enda tak. För att kunna kombinera olika funktioner, medarbetare och arbetsmetoder krävdes omsorgsfull planering, och det nya kontorsutrymmet behövde på samma sätt tillgodose behoven hos alla avdelningar.

  • Lösningen

    Flytten till ett nytt kontor sågs som en möjlighet att förbättra arbetsmiljön och välbefinnandet. Därför genomfördes planeringen för de lokalerna med personalen i första rummet. En undersökning som genomfördes före flytten identifierade vad de anställda behövde för att lyckas, och en arbetsmiljö skapades som tillgodosåg dessa behov. Det ergonomiska kontorsutrymmet har förbättrat medarbetarnöjdheten, och ytorna som är täckta med Unisports egna material fungerar som en fantastisk referens till företagets expertis.

Unisport ville kombinera olika avdelningar under ett enda tak

Unisport är marknadsledare inom idrottsanläggningar och ytmaterial i Norden. Flytten till nya lokaler blev aktuell när huvudkontoret i huvudstadens centrum blev för litet. Den gamla byggnaden medförde också praktiska problem: den öppna planlösningens stengolv skapade en bullrig miljö som störde koncentrationen.

Flytten till ett nytt kontor sågs som en möjlighet att föra samman avdelningar på olika platser in under ett enda tak. Kontorschefen Iida Friman deltog i processen från början.

– Vi hade tidigt strikta kriterier för kontorsutrymmet, eftersom vi med flytten ville föra samman olika funktioner under samma tak. Därför behövde alla avdelningarnas olika arbetsmetoder och behov beaktas under planeringen.

De olika avdelningarnas behov skapade också strikta kriterier för själva platsen. Det behövde vara smidigt att ta sig till det nya huvudkontoret, inte bara från huvudstaden utan också från omgivande städer. I slutändan hittades ett lämpligt kontorsutrymme på Technopolis campus i Vanda, som också gav en stor fördel till detta nordiska företag i och med närheten till den internationella flygplatsen. Detta har gett koncernen möjlighet att enkelt arrangera gemensamman möten oftare. Faktum är att internationella kolleger och partner flera gånger har uttryckt sin uppskattning av de nya lokalerna och deras placering.

Personalens behov styrde planeringen av kontoret

Eftersom olika avdelningar skulle kombineras behövde Unisport fundera på nya lösningar. Utmaningen var att säkerställa att de som tidigare haft individuella kontor skulle kunna anpassa sig till den nya öppna planlösningen så enkelt som möjligt.

– Redan före flytten utvärderade vi behoven och önskemålen hos vår personal, och använde detta som bas när vi utformade det nya kontoret. Vi ville fastställa vilka slags element som skulle ge de mest effektiva arbetsförhållandena, berättar Iida Friman.

Tillsammans med Technopolis undersökte vi vilka slags lösningar som kunde användas i det nya kontoret, och hur utrymmet kunde utnyttjas på olika sätt. Iida Friman hyllar Technopolis-kontorets anpassningsbarhet.

– På Technopolis kunde vi exempelvis påverka planeringen av kontorsytorna, inklusive antalet rum och deras positionering. Vi kunde också själva avgöra hur stort kontorsutrymme vi behövde. Som ett växande företag värdesätter vi flexibiliteten i kontorsutrymmet, som gör att vi inte kommer att behöva flytta igen i en nära framtid.

"Som ett växande företag värdesätter vi flexibiliteten i kontorsutrymmet, som gör att vi inte kommer att behöva flytta igen i en nära framtid."

Iida Friman, kontorschefen, Unisport

Utöver själva kontorslokalerna utnyttjar Unisport också service från Technopolis för att underlätta personalens dagliga verksamhet. Allt finns tillgängligt från en enda leverantör, från städning och posttjänster till catering vid möten.

Ett välplanerat kontor förbättrade motivationen

Bra kommunikation och medarbetarnas åsikter blev nyckelfaktorer i den lyckade flytten till nytt kontor.

– Vid en flytt kan man aldrig riktigt veta hur personalen kommer att reagera och hur de kommer att uppleva det nya kontoret och dess rutiner. För oss var ett bevis på framgången det faktum att personalen jättesnabbt anpassade sig till det nya utrymmet. Dessutom har många sagt att det nya fina kontoret ökade nöjdheten och motivationen på jobbet och fick dem att tillbringa mer tid på kontoret, även om pendlingen för vissa blev lite längre, säger Iida Friman.

En riktigt bra ergonomi är viktig för ett företag i sportindustrin, och därför lades stort fokus på att tillgodose behoven inom detta område. Det är exempelvis jätteviktigt för säljare som pratar mycket i telefon att bakgrundsbullret är lågt. Buller förebyggs exempelvis genom uppdelning i olika typer av arbetsytor, och med akustiska lösningar som heltäckningsmattor och ljuddämpande paneler.

Både Iida Friman och personalen är nöjda med de lösningar som valts.

– Även de som var lite skepiska över att behöva flytta från individuella kontor till en öppen planlösning blev positivt överraskade av effektiviteten hos det nya kontoret. Kommunikationen mellan kolleger har ökat i och med förändringen, personalen slipper nu störande ekon och buller, och den öppna planlösningen stör inte koncentrationen.

(Berättelsen fortsätter efter bildkarusellen.)

Personalens behov styrde planeringen av kontoret

Kontorsutrymmet som återspeglar företagets anda och expertis skapades genom samarbete

Utöver ergonomin var det för Unisport viktigt att kontoret också återspeglade företagets anda. Technopolis kunde på ett smidigt sätt bistå med en lämplig partner i arbetet att utforma lokalerna, och tillsammans med Kinnarps skapades ett kontorsutrymme som återspeglar företagets vision.

– Vårt motto ”Lev för rörelse. Rör dig för att leva.” återspeglas nu på vårt kontor. Löparbanan, ribbstolarna och träningsutrustningen på kontoret är en perfekt återspegling av vårt sätt att vara, och förbättrar arbetsmiljön och välbefinnandet. Vi har också kontorscyklar som ser ut som motionsscyklar och kan användas när du jobbar. På ett inspirerande kontor är personalen mycket mer fysiskt aktiv än på ett traditionellt kontor, sammanfattar Iida Friman.

Mötesrummen är också inredda i enlighet med temat, med ergonomin i första rummet. Istället för traditionella bord och stolar har olika lösningar till stöd för olika arbetsställningar skapats. I ett av mötesrummen sitter exempelvis medarbetarna på pilatesbollar. I ett annat används bänkar med inspiration från gymnastikens bygelhäst som sittplatser.

Samtidigt accentuerar rummen företagets expertis.

– Ytor och material från Unisports eget sortiment används i kontorsutrymmena. Exempelvis har alla golv utformats och tillverkats internt av våra egna experter. På så vis kan vårt kontor på ett helt nytt sätt återspegla vilka vi är och demonstrera vår verksamhet för våra partner.