Tehokas työympäristö tila-analyysillä: toteuta toimitilauudistus oikein

Toimitilamuutoksessa on kyse strategisesta toimenpiteestä, jolla on valtava vaikutus työn tehokkuuteen, työtapoihin ja työpaikan kulttuuriin. Siksi se täytyy suunnitella huolellisesti ja yrityksen tavoitteisiin nojaten. Mitä paremmin tiloja käyttävien työntekijöiden tarpeet tunnistetaan, sitä paremmin uudet tilat hyödyttävät sekä yritystä että sen työntekijöitä. Sen vuoksi jokaisen yrityksen kannattaa aloittaa työympäristön suunnittelu tila-analyysillä.

Yksikään organisaatio työntekijöineen  ei ole samanlainen. Työnteon tavat vaihtelevat runsaasti ja siksi toimivien ja tehokkaiden tilojen rakentaminen arvausten tai olettamusten varassa on käytännössä mahdotonta. Ratkaisu, joka toimii naapurissa, ei mitä todennäköisimmin toimi sinun yrityksessäsi.

Sen vuoksi jokainen toimitilojen uudistus pitäisi aloittaa tila-analyysillä. Analyysin avulla tunnistetaan ongelmat, jotka ovat työntekijöiden tehokkuuden, sitouttamisen tai kehittymisen esteenä. Sen jälkeen voidaan määritellä tilojen aidot muutostarpeet ja näin rakentaa työympäristö, joka tukee työntekoa ja yrityksesi menestystä parhaalla mahdollisella tavalla.

Työntekijät ovat yrityksen paras kilpailuetu. Erilaiset tutkimukset ovat osoittaneet, että työympäristön kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin panostaneilla yrityksillä on kaikista tuottoisimmat ja sitoutuneimmat työntekijät. Samalla hyvin suunniteltu työympäristö tuo selkeää säästöä toimitilojen kustannuksiin: hukkaneliöt ovat isossa osassa yrityksistä edelleen arkipäivää. Toimitiloihin panostaminen on siis investointi yrityksen tulevaisuuteen.

Samalla analyysi osallistaa työntekijät muutokseen. Kun työntekijöitä on aidosti kuultu ja he ovat päässeet mukaan työympäristön suunnittelun, ovat he sitoutuneempia lopputulokseen ja muutosvastarintaa on helpompi hallita.

Analyysivaiheen merkitystä ei voi tarpeeksi korostaa. Hyvin tehdyn analyysin varassa tilamuutos lähtee liikkeelle oikeista lähtökohdista ja sujuu huomattavasti sujuvammin.

Tila-analyysi on hyvä toteuttaa aina kun edessä on suuri muutos, kuten merkittävä uudistus työtavoissa tai henkilöstön määrässä. Näin varmistetaan, että tilat vastaavat tarpeisiin myös muutoksen jälkeen.

Jos suunnitelmissa on muutto, tee analyysi hyvissä ajoin ennen tulevien tilojen valintaa. . Näin saat selville kannattaako muutto vai ovatko vanhat tilat vielä muokattavissa. Jos uusi osoite todetaan parhaaksi ratkaisuksi, analyysi antaa suunnan millaisia tiloja kannattaa etsiä.

▶︎ Lue, miten Unisport suunnitteli toimivat toimitilat työntekijät edellä.

Aloita analyysi olemassa olevista tiloista ja selvitä, paljonko erilaisia tiloja ja työpisteitä on ja kuinka aktiivisesti niitä käytetään. Käyttöastetta kannattaa mitata sekä kokemus- että faktapohjaisesti.

Kokemusperäinen mittaaminen perustuu työntekijöiden omiin arvioihin ja toiveisiin tarvittavista työpisteistä. Havaintoja voidaan kerätä erilaisilla kyselyillä, haastatteluilla ja työpajoilla.

Faktapohjainen mittaaminen tuo selkeitä lukuja kyselyiden tueksi. Esimerkiksi erilaisten sensoreiden avulla voidaan selvittää, paljonko työpisteillä vietetään todellisuudessa aikaa. Näin varmistutaan siitä, että arviot vastaavat todellisuutta ja nähdään jos jotkin työpisteet ovat vajaakäytöllä.

Analyysin tavoitteena on selvittää organisaation ja työntekijöiden tarpeet työympäristölle. Kyselyissä nousee usein esiin selkeitä kipupisteitä ja haasteita, jotka estävät tavoitteisiin pääsyn ja haittaavat työn tehokasta suorittamista. Analyysin aikana saatetaan esimerkiksi huomata, että työntekijät tarvitsevat enemmän hiljaisia tiloja tai paremmat mahdollisuudet etätyöskentelyyn.

Analyysin havaintojen pohjalta tehdään vyöhykesuunnitelma, joka kertoo millaisia tiloja ja työpisteitä uusista tiloista tulisi  löytyä. Kokonaissuunnittelu on helpompaa kun suunnitellaan toiminnallisuus edellä. Kalusteilla, väreillä tai muilla sisustuksellisilla elementeillä ei ole juurikaan merkitystä, jos tila ei toimi.

Analyysin kesto on täysin yrityskohtaista, mutta asiantuntijoiden avulla sen läpivienti on lopulta yllättävän ketterää. Mittaukset tehdään työn lomassa ja kyselyt on helppo toteuttaa sähköisesti.

Varaa kuitenkin riittävästi aikaa prosessin suunnitteluun ja mitatun tiedon analysointiin.

Työympäristömuutos on asia, jossa kannattaa turvautua asiantuntijoiden apuun. Muutoksen asiantuntija jouduttaa prosessia ja auttaa kiinnittämään huomion oikeisiin asioihin. Näin varmistutaan siitä että yrityksen suurin investointi- työntekijät, tulevat aidosti kuulluiksi.