Toimisto ei uuvuta – huono suunnittelu uuvuttaa
Suomessa käydään tällä hetkellä vilkasta keskustelua niin työajan pituudesta kuin etä- ja lähityöstä. Molemmat keskustelunaiheet jakautuvat kahteen leiriin: hyvinvointia korostaviin ja tuottavuudesta huolestuneisiin.
Keskustelu keskittyy usein siihen, millaisissa olosuhteissa ihmiset ovat tuottavimmillaan tai missä he jaksavat parhaiten. Keskustelu menee kuitenkin suurelta osin ohi olennaisesta. Sijainti, missä työtä tehdään, kuten toimisto, ei yksin tee ketään tehokkaammaksi tai uuvuta. Huono suunnittelu sen sijaan uuvuttaa.
Työ on muuttunut pysyvästi. Yhden päivän aikana pitäisi kyetä keskittymään, osallistumaan videopalavereihin, reagoimaan nopeasti ja tekemään yhteistyötä. Monelle työpäivästä on tullut minuuttiaikataulutettu maratonjuoksu, jossa siirrytään aiheesta ja palaverista toiseen ilman taukoja.
Työn aiheuttama kuormitus syntyy työn jatkuvasta katkeamisesta. Jokainen taustakeskustelu, puhelimen ääni tai liike näkökentässä keskeyttää ajattelun ja pakottaa aloittamaan asiat uudelleen. Kun tätä tapahtuu kymmeniä kertoja päivässä, seuraukset näkyvät suoraan sekä tehokkuudessa että jaksamisessa.
Tämä on suora liiketoimintakysymys.
Jos työpäivä on katkonainen ja kuormittava, esimerkiksi työajan lyhentäminen ei poista kuormituksen juurisyytä. Oleellista on se, miten työpäivä toimii. Jotta työpäivä toimisi mahdollisimman sujuvasti, sekä työn sisältö että työympäristö kannattaa suunnitella hyvin.
Hyvin suunniteltu työympäristö vähentää työn kuormitusta merkittävästi. Se tarkoittaa selkeitä vyöhykkeitä keskittymiseen, yhteistyöhön ja vetäytymiseen. Akustiikka, näkösuojat ja tilaratkaisut vaikuttavat suoraan siihen, kuinka paljon työpäivä sisältää keskeytyksiä.
Tilat eivät kuitenkaan yksin riitä. Tarvitaan yhteiset pelisäännöt: missä pidetään videopalaverit, missä edellytetään hiljaisuutta ja miten eri tiloja käytetään.
Työympäristö on yksi yrityksen keskeisistä johtamisen välineistä. Sen kautta vaikutetaan suoraan työn sujuvuuteen, työn kokemukseen ja siihen, kuinka hyvin ihmiset jaksavat. Kun keskittymiselle on tilaa ja työ sujuu ilman jatkuvaa katkeamista, sekä tuottavuus että hyvinvointi kasvavat.
Jaana von Bell
Jaana von Bell toimii työtilojen ja asiakasratkaisujen konseptipäällikkönä Technopoliksella. Hänen työnsä keskiössä ovat työympäristöt, jotka tukevat sekä ihmisten hyvinvointia että organisaatioiden tavoitteita. Jaana on erikoistunut työtilojen kehittämiseen ja uskoo, että hyvin suunniteltu toimisto voi parhaimmillaan lisätä työssä viihtymistä, yhteistyötä ja tuottavuutta.