Onko toimitila kulu vai investointi?

Suomalaisyritykset maksavat toimitiloistaan keskimäärin liikaa – suurelta osin siksi, että toimistoneliöiden käyttö Suomessa on hyvin tehotonta. Siksi ei ole ihmekään, että moni yritys kokee jatkuvasti paineita säästää toimitilakustannuksissa.

– Yritysten suurin haaste on tyypillisesti tasapainoilu säästöpaineiden ja työympäristöön panostamisen välillä, sanoo myös Leesmanin kehitysjohtaja, työympäristöjen toimivuutta tutkiva Peggie Rothe.

Liian usein häviäjä tässä kilpailussa on toimiva työympäristö – ja tietenkin yrityksen työntekijät.

Tutkimusyritys Leesmanin tuoreen tutkimuksen mukaan yli kolmasosa työntekijöistä kokee, ettei fyysinen työympäristö tue lainkaan tuottavaa työskentelyä. Kaikkein heikoimmillaan vaivaiset 15 % työntekijöistä kokee voivansa tehdä töitä tuottavasti.

Paradoksaalisesti yksi suurimmista syistä työpaikkojen tehottomuuteen on Rothen mukaan juuri se, että toimitilat nähdään kuluna eikä investointina yrityksen menestykseen. Tällöin myös säästöjä haetaan useimmiten vääristä paikoista, kuten halvemmista neliöhinnoista.

Pelkkää kulurakennetta tuijottaessa jää helposti huomaamatta, että toimitilojen suurimmat piilokulut tulevatkin aivan muualta kuin vuokrasta – esimerkiksi stressaantuneiden ja epämotivoituneiden työntekijöiden tehottomuudesta ja henkilökunnan suuresta vaihtuvuudesta. Huono henkilöstötehokkuus puolestaan johtaa edelleen säästöpaineisiin, ja näin pirullinen kierre on valmis.

– Kulukeskeinen ajattelutapa on haitallinen, koska toimivan työympäristön tuoma rahallinen arvo yritykselle olisi paljon suurempi kuin kulurakenteen kulmien viilaamisesta tulevat pienet säästöt, Rothe huomauttaa.

Yksi syy tehottomuudelle on se, ettei eri työntekijäryhmien erilaisia työnteon tapoja ja tarpeita ymmärretä läheskään aina ottaa huomioon toimitilojen suunnittelussa. Lisäksi moni yritys juoksee Rothen mukaan liikaa toimitilatrendien perässä.

– Viime vuosina on esimerkiksi panostettu yhteisöllisyyden lisäämiseen, mikä on sinällään upea asia. Kuitenkin jopa 93 % tutkimuksemme vastaajista sanoo, että tarvitsee yhteisöllisyyden lisäksi myös mahdollisuuden yksin tehtävään ja keskittymistä vaativaan työhön, Rothe sanoo.

– Ongelmia tulee varmasti, jos yhteisöllisyyttä lisätään keskittymisen kustannuksella.

Leesmanin huima 400 000 vastauksen kyselytutkimusdata perustuu työntekijöiden kokemuksen mittaamiseen. Mutta kuinka hyvä mittari kokemus on työtehokkuuden mittarina?

Erittäin hyvä, jos tutkimuksia on uskominen. Sekä Leesmanin oma data että muut tutkimustulokset nimittäin viittaavat siihen, että työntekijöiden kokemuksilla on yhteys mm. henkilöstötehokkuuteen, motivaatioon, sitoutumiseen ja jopa yrityksen menestykseen.

Lisäksi esimerkiksi Oxford Economicsin tuoreesta tutkimuksesta käy ilmi, että 75 % niistä yrityksistä, joissa henkilökunnan vaihtuvuus oli keskimääräistä pienempi ja joiden liikevaihto kasvoi yli 10 %, oli panostanut nimenomaan työhyvinvointiin ja viihtyvyyteen.

Tehokkuuden ja kokemuksen yhteydessä on ainakin osittain kyse niin sanotusta hallinnan tunteesta. Psykologien mukaan työympäristön stressitekijöitä nimittäin sietää paremmin, jos niihin kokee voivansa vaikuttaa. Esimerkiksi monitilatoimistojen toimivuuden on arveltu perustuvan juuri tähän.

– Mutta onhan se ihan arkijärjelläkin ajateltuna selvää, että jos sopivia kokoustiloja ei yksinkertaisesti ole ja keskustelut joutuu siksi käymään avokonttorissa, se vaikuttaa väistämättä työtehoihin, Rothe sanoo.

Tutkimustiedon valossa on siis selvää, että toimiva työympäristö on suora investointi yrityksen menestykseen. Leesmanin tutkimuksen mukaan kuitenkin ainoastaan 57 % työntekijöistä kokee, että työympäristö tukee tuottavaa työntekoa. Miksi viesti ei tunnu menevän perille?

– Yksi haaste on, että työympäristön merkitystä työtehokkuuteen on mahdotonta mitata täysin standardoidusti, Rothe sanoo.

Toisin sanoen yrityspäättäjien on liian helppo tuijottaa perinteisiä kululaskelmia, joissa esimerkiksi hälinän ja stressin vaikutukset sekä muut tehottoman työympäristön aiheuttamat piilokulut eivät näy.

Oxford Economicsin mukaan jopa 96 % johtajista kyllä pitää työntekijöiden tuottavuutta kriittisenä yrityksen menestyksen kannalta, mutta silti vain 40 % ymmärtää jatkuvien häiriöiden vaikutuksen tuottavuuteen.

Kirittävää siis riittää, mutta onneksi nähtävissä on jo trendi oikeaan suuntaan.

– Koko ajan useampi toimitiloista päättävä ihminen ymmärtää työviihtyvyyden ja henkilöstötehokkuuden yhteyden, Rothe iloitsee.