Arbetsplatser som anpassar sig efter era behov. Läs mer

För att kunna förändras måste man vara modig nog att sätta igång

2021 kommer på många vis att bli ett förändringens år. I kontorsmiljöer ser vi många olika slags rutiner som tillgodoser behoven hos företag och personal på ett optimerat sätt samtidigt som arbetskulturen kan integreras.

Tillsammans kommer vi att skapa scenarier som hjälper våra kunder att på ett tydligare sätt förstå sina framtida behov. Ett antal tydliga trender inom arbetsmiljö kan vara:

Introduktionen av en hybridmodell som kombinerar distansarbete med arbete på kontoret
arbetsmiljöns övergripande välbefinnande och
• att bibehålla en gemenskap

Dessa viktiga teman fungerar som drivkrafter i företagens arbetsmiljöutveckling. Slutligen har en medvetenhet väckts också hos mer konservativa företag om den fysiska arbetsmiljöns betydelse för företagskulturen, personalens välbefinnande och – viktigast av allt – lagandan.

En enbart digital arbetsmiljö klarar hos de flesta företag inte av att skapa eller bibehålla en sund och blomstrande arbetsgemenskap där arbetet utförs tillsammans mot ett gemensamt mål. De mest avskräckande exemplen från våra kunder rör situationer där medarbetare byter arbetsgivare eftersom de lika gärna kan utföra sina egna praktiska arbetsuppgifter för ett konkurrerande företag. Orsaken kan vara avsaknaden av en härlig social miljö eftersom arbetsgemenskapen skingrats till medarbetarnas hemmakontor. Självklart lyckas vi hålla lagandan stark hos vissa företag, men vi arbetar specifikt med detta och investerar i konstruktiva åtgärder.

Fler konstruktiva åtgärder

Det märks också att företag börjar vidta konkreta åtgärder istället för att bara kartlägga och gissa. Under förra året väntade många företag och hoppades att situationen snabbt skulle lösa sig. Vi vet nu att dessa undantagsförhållanden kommer att vara kvar längre än väntat. Ett år är en ganska lång tid när man försöker bibehålla en arbetsmiljö och företagskultur.

I vår egen organisation och med hjälp av våra partner har vi investerat i en agil uppstartsmodell som företag kan använda för att enkelt och med låg ingångströskel komma igång med utvecklingsarbetet. Målet med modellen är att snabbt beskriva de viktigaste omständigheterna i går, i dag och i framtiden. Den största utmaningen verkar vara att hitta modet att sätta igång.

”Nyckeln är att få igång en dialog med personalen för att skapa en tydlig bild över vad vi lärt oss av det gångna årets experiment. För många företag har detta på många sätt varit en chansning, men det har också resulterat i mycket gott”, säger Antti Pitkänen från Agile Work, ett företag som specialiserar sig på förändringsledning i arbetsmiljöer.

Det rekommenderas starkt att använda experthjälp som kan underlätta förändringen. Interna självadministrerade undersökningar betonar ofta vissa frågor, som: Hur mycket vill personalen distansarbeta i framtiden? Hur har distansarbetet fungerat i fråga om effektivitet? Det skulle vara mer relevant att istället fråga: Vilka saker i den nya arbetsmodellen ska vi behålla och utveckla? Och vilka fler element behövs för att ge stöd åt den framtida arbetsmiljöns funktion?

Vi har också identifierat ett fenomen som betonar individuell frihet och utvecklingen av en egen riktning. Kunskapspersonal fungerar som egna frilansande enheter, och företagets gemensamma strategiska mål och modeller kan försvagas som ett resultat av detta. Utöver de stora möjligheterna finns också en större risk att arbetsgivarens varumärke och företagsberättelse försvagas. Därför är de brinnande frågorna: Hur mycket kan företaget kräva av medarbetarna i framtiden? Vilka investeringar måste företaget göra för att bibehålla en gemensam anda? Hur kan man säkerställa att dold kunskap förs vidare och att innovationsarbetet fortsätter när distansarbetet blir allt vanligare?

Förändring tillsammans

Företagens HR-specialister står nu inför de största frågorna de någonsin behövt hantera. Hur kommer distansarbetet att ledas i framtiden och hur kan man styra utvecklingen i enlighet med företagets värderingar? Hur blir denna förändring synlig för våra kunder?

”Att utveckla framtidens arbete och arbetsmiljöer för företag kräver ett omfattande samarbete mellan olika funktioner. Denna utveckling mot en distribuerad hybridarbetsmodell kräver supersmidigt samarbete mellan HR, FM, IT och affärsutvecklingsansvariga. Detta utvecklingsarbete kräver emellertid också engagemang från personal och kunder.” Antti listar.

Det sker emellertid också mycket positiv utveckling för närvarande. Människor verkar vara mer förberedda på stora förändringar än förr, och motståndet mot förändringprojekt gällande arbetsmiljön är mindre eftersom de största omvälvningarna redan ligger bakom oss. Mycket få företag med kunskapspersonal är exempelvis beroende av egna individuella arbetsplatser. Oftast räcker det med en delad arbetsplats av hög kvalitet för dem som behöver det. Möteslokalernas kvalitet och antal har också ökat avsevärt. Människor kommer också i fortsättningen vilja komma in på kontoret, träffa kollegerna och dra nytta av en proffsig och behaglig arbetsmiljö med ett omfattande tjänsteutbud.

Det är klokt av företag att nu positionera sig för denna förändring, så att dagens omständigheter kan bli en gynnsam jordmån för inspirerande förändring, både hos personalen och ledningen.

Om du är intresserad av att utforma din arbetsmiljö och behöver stöd i utvecklingen kan du kontakta oss direkt. Vi har genomfört lyckade förändringsprojekt för flera av våra kunders arbetsmiljöer, och berättar gärna mer om detta.