Tapahtumajärjestäjän muistilista
Tapahtumat ovat usein erinomainen tapa palkita ja sitouttaa asiakkaita ja työntekijöitä, rakentaa yritysbrändiä tai löytää uusia asiakkaita ja yhteistyökumppaneita. Tapahtuma vaatii kuitenkin aina myös työtä, vaivannäköä ja taloudellista panostusta. Miten siis pitää huoli siitä, että tapahtumaan laitetut satsaukset kannattavat ja että niin järjestäjä kuin osallistujatkin saavat tapahtumasta irti kaiken mahdollisen hyödyn ja huvin?
Muistilista onnistuneen yritystapahtuman järjestämiseen:
Tarjoa kiinnostavaa sisältöä
- Aloita miettimällä, mitkä ovat tapahtuman tavoitteet ja mikä on sen tarkoitus. Haluatko tavoittaa potentiaalisia asiakkaita tai yhteistyökumppaneita? Entä palkita ja sitouttaa jo olemassa olevia asiakkaitasi? Kuinka jaat osaamista tai innovaatioita yleisölle?
- Tarjoa sellaista kiinnostavaa sisältöä, jota tavoittelemasi yleisö ei saa muualta. Etenkin yritysten johtoasemassa olevat henkilöt saavat paljon kutsuja erilaisiin tapahtumiin ja heidän aikansa on hyvin rajallista. Mitä erilaista voit tarjota heille? Valttikorttisi voi olla esimerkiksi yleisölle tärkeää aihetta käsittelevä inspiroiva ja karismaattinen puhuja, alanne uusimman tiedon tarjoaminen yleisölle, sellainen elämys, jota yleisö ei saa muualta tai kiinnostava vieraslista.
Valitse tapahtumalle oikea tila
- Yksi ensimmäisistä ja tärkeimmistä tapahtuman järjestämiseen liittyvistä päätöksistä on tapahtumatilan valinta. Tilan valinnassa tulee ottaa huomioon paitsi käytännön tarpeet (koko, tarvittava tekniikka jne.) myös se, millaista tunnelmaa tavoitellaan. Vaatiiko tilaisuus arvokkaat puitteet vai rennomman tilan? Onko tarkoitus, että ihmiset liikkuvat tilassa ja verkostoituvat monien eri ihmisten kanssa, vai halutaanko syventyä keskusteluihin pienissä ryhmissä?
- Mieti myös, miten vieraasi pääsevät tapahtumapaikalle. Etenkin siinä tapauksessa, että tapahtumaan on tarkoitus saapua keskellä työpäivää, tulisi sinne liikkumisen olla helppoa ja nopeaa. Työpäivän aikana järjestettävien tapahtumien kohdalla mieti myös, onko tapahtumapaikalla jokin tila, johon osallistujat voivat ohjelman lomassa tarvittaessa siirtyä hoitamaan omia työasioitaan.
Suunnittele huolellisesti
- Mieti tapahtuman ajankohta, kesto ja paikka kohdeyleisön ja tapahtuman sisällön mukaan. Aikataulu kannattaa pitää tarpeeksi napakkana.
- Käy tapahtuman kulku läpi niin järjestäjän, ohjelman, yleisön kuin tilankin näkökulmasta. Yksityiskohdat kannattaa miettiä huolellisesti ennakkoon. Kuka ottaa vieraat vastaan? Mitä tekniikkaa tarvitaan? Kuka huolehtii, että puhujalla on saatavilla vettä? Mihin yleisö voi parkkeerata autonsa?
- Asiantunteva kumppani voi auttaa tapahtuman suunnittelussa ja käytännön järjestelyissä. Kokenut tapahtumajärjestäjä osaa myös ennakoida tapahtuman tarpeita ja ehdottaa hyviä toimintamalleja.
Viesti selkeästi
- Lähetä kutsut tai aloita tapahtuman markkinointi hyvissä ajoin.
- Tarjoa tarpeeksi informaatiota sekä tapahtuman sisällöstä että yleisön kannalta tärkeistä käytännön asioista, jotta he tietävät mitä odottaa. Todennäköisimmin yleisön saa pettymään, jos heille rakentaa vääriä odotuksia.
- Muista miettiä myös, mitä tapahtuu tapahtuman jälkeen. Se ei vielä riitä, että olet saanut tapahtumasi myötä tärkeitä uusia kontakteja tai potentiaalisia asiakkaita, tarvitaan myös suunnitelma, miten heidän kanssaan edetään.
Edistä verkostoitumista
- Luo tapahtumaan rento ja avoin tunnelma, joka saa osallistujat keskustelemaan keskenään. Tarjoiluiden äärellä on helppoa esittäytyä uusille ihmisille ja jutustella vapaamuotoisesti. Voit myös haastaa yleisösi esimerkiksi esittäytymään vähintään viidelle uudelle ihmiselle.
- Lähetä tapahtuman osallistujalista ilmoittautuneille jo ennakkoon ja tarjoa ilmoittautumisen yhteydessä ihmisille mahdollisuus kertoa hieman itsestään ja edustamastaan yrityksestä. Näin osallistujat voivat jo ennakolta suunnitella, kenen kanssa haluavat päästä keskustelemaan.
- Muista, että jos haluat itse keskittyä verkostojesi laajentamiseen, paikalla olisi hyvä olla joku muu, joka huolehtii käytännön järjestelyistä. On ikävää, jos juttuhetki potentiaalisen asiakkaan kanssa keskeytyy, kun joudut rientämään ratkaisemaan kahvikriisiä.
Technopoliksella on kattava valikoima kokous- ja tapahtumatiloja erilaisiin tapahtumiin aina muutaman hengen kokouksesta suuriin messuihin, juhliin ja konferensseihin. Tilojen lisäksi kauttamme saa halutessaan kattavat kokous- ja tapahtumapalvelut. Tutustu kokoustilatarjontaan ja varaa tila kätevästi Technopolis Meeting -palvelussa!