Er kontorlokaler en utgift eller en investering?

Mange bedrifter betaler i gjennomsnitt for mye for kontorlokalene sine – hovedsakelig fordi de ikke bruker dem særlig effektivt. Da sier det seg selv at mange bedrifter hele tiden opplever et press for å kutte ned på kontorutgiftene.

– Vi ser ofte at bedriftenes største utfordring ligger i å finne balansen mellom presset for å kutte kostnader og å investere i arbeidsmiljøet, sier Peggie Rothe, utviklingsdirektør i Leesman, som også forsker på effektivitet i arbeidsmiljøer.

Altfor ofte taper det effektive arbeidsmiljøet kampen – og selvfølgelig de ansatte i bedriften.

Ifølge en fersk studie fra forskningsbyrået Leesman føler en tredjedel av de ansatte at det fysiske arbeidsmiljøet ikke støtter produktivt arbeid i det hele tatt. På det verste føler bare 15 % av de ansatte at de klarer å være produktive.

Ifølge Rothe er, paradoksalt nok, en av de fremste grunnene til ineffektivitet på arbeidsplassen helt spesifikt det at kontorlokaler anses som en kostnad og ikke en investering for at bedriften skal lykkes. Det fører altfor ofte til kostnadskutt på feil områder, f.eks. billigere kontorlokaler.

Når man bare fokuserer på kostnadsstrukturen, kan de største skjulte kostnadene forbundet med kontorlokaler fort bli glemt, siden de har en helt annen kilde enn leie – for eksempel manglende effektivitet fra umotiverte ansatte og hyppige utskiftninger i personalet. Lav personlig effektivitet fører deretter til et enda sterkere sparepress, og dette blir en ond sirkel.

– En kostnadsfokusert holdning er skadelig fordi et effektivt arbeidsmiljø har større verdi i kroner og øre enn den beskjedne innsparingen man oppnår ved å ta snarveier i kostnadsstrukturen, påpeker Rothe.

En av grunnene til ineffektivitet er at man ikke tar høyde for at forskjellige ansatte har ulike arbeidsmetoder når man designer kontorlokaler. Ifølge Rothe er mange selskaper altfor ivrige etter å følge den siste kontortrenden.

– De siste årene har det f.eks. vært mye fokus på deling og fellesarealer, som isolert sett for så vidt er vel og bra. Men opptil 93 % av de som svarte på undersøkelsen vår sa at de i tillegg til fellesarealer trenger å kunne jobbe med oppgaver som krever at man er alene og kan konsentrere seg, sier Rothe.

– Det vil helt klart bli problemer hvis man bygger fellesarealer på bekostning av muligheten til å konsentrere seg.

Leesmans imponerende undersøkelsesdata på 400 000 besvarelser er basert på måling av de ansattes opplevelse. Men er opplevelsen en god indikator for arbeidseffektivitet?

Studien tyder på at den er veldig god. Både Leesmans data og andre forskningsresultater tyder på at ansattopplevelsen blant annet korrelerer med personlig effektivitet, motivasjon, engasjement og selskapets suksess.

I tillegg viser en studie fra Oxford Economics at 75 % av bedrifter med lavere enn middels utskiftning av ansatte og en inntektsøkning på over 10 % hadde investert spesifikt i jobbtilfredshet og generell velvære.

Følelsen av å ha kontroll er også viktig i forbindelse med arbeidsopplevelsen og effektivitet. Psykologer påpeker at det er lettere å takle stressfaktorer i arbeidsmiljøet når man har innflytelse over disse stressfaktorene. Effektiviteten man ser i aktivitetsbaserte kontorer ser ut til å ha sitt grunnlag i dette konseptet.

– Det er egentlig sunn fornuft at arbeidseffektiviteten vil påvirkes hvis man mangler egnede møterom og må holde diskusjoner i åpne kontorlandskap, sier Rothe.

I lys av studiene kan vi konkludere at et effektivt arbeidsmiljø er en direkte investering i en bedrifts suksess. Ifølge Leesmans studie er det likevel bare 57 % av ansatte som opplever at arbeidsplassen fremmer effektivt arbeid. Hvorfor er ikke dette allment forstått?

– En utfordring er at arbeidsmiljøets innflytelse på arbeidseffektivitet er umulig å måle på en helt standardisert måte, sier Rothe.

Man kan også si at de som tar avgjørelsene i en bedrift kan for ofte se seg blinde på tradisjonelle kostnadsanalyser som ikke tar høyde for støy og stress og andre skjulte kostnader i et ineffektivt arbeidsmiljø.

Ifølge Oxford Economics ser 96 % av ledere på ansattes produktivitet som en kritisk suksessfaktor i en bedrift, men bare 40 % forstår hvilken innvirkning stadige forstyrrelser har på produktiviteten.

Det er altså rikelig med rom for forbedring, selv om trenden heldigvis ser ut til å gå i riktig retning.

– En stadig større andel av personer som har ansvar for kontorlokaler forstår sammenhengen mellom jobbtilfredshet og arbeidseffektivitet, sier Rothe.