Technopolis sine retningslinjer for COVID-19 og avvikende åpningstider. Les mer

Hva er et aktivitetsbasert kontor, og hvilke fordeler gir det en bedrift?

Stadig flere bedrifter velger et aktivitetsbasert kontor fremfor separate kontorer eller åpne kontorlandskap. Hvilke fordeler gir et aktivitetsbasert kontor bedriften, og hva må man tenke over når man planlegger et slikt kontor?

Hva er et aktivitetsbasert kontor?

Arbeidsgivere forstår stadig bedre at de ansatte er deres fremste konkurransefortrinn – og at kontorlokaler som støtter effektivt arbeid alltid er en investering i framtidig suksess for bedriften. Bedrifter som velger aktivitetsbasert kontor, er bedrifter som vil ha optimale og varierte arbeidsforhold for sine ansatte.

Et aktivitetsbasert kontor er et moderne arbeidsmiljø som deler kontorlokalene etter bruksområder. Konseptet kommer fra ideen om aktivitetsbasert arbeid, hvor rommet er utformet for å kunne støtte forskjellige arbeidsmåter: Stilleområde for konsentrasjon, felles samarbeidsområder, osv.

Tanken er at ansatte skal kunne velge det området eller den arbeidsplassen på kontoret som passer dem best alt etter hvilke oppgaver de har. Det viktigste når man skal skape et aktivitetsbasert kontor, er å identifisere faktiske behov og sikre at det er nok av riktig type lokaler.

Hvilke fordeler gir et aktivitetsbasert kontor bedriften?

Et godt planlagt aktivitetsbasert kontor byr på mange fordeler både for individuelle ansatte og bedriften samlet sett:

  1. Arbeidseffektivitet. Den økende bruken av nye former for kontorlokaler er en del av et overordnet skifte i arbeidslivet som, blant annet, inkluderer økende bruk av digitale verktøy, mer mobilt arbeid og midlertidige samarbeidsgrupper. I et optimalt aktivitetsbasert arbeidsmiljø, kan hver ansatt jobbe i et miljø som er spesialdesignet for å støtte den nødvendige arbeidsmetoden best mulig.
  2. Ergonomi. Regelmessig variasjon i arbeidsmåte og arbeidsstilling og det å bevege seg fra en arbeidsplass til en annen øker blodsirkulasjonen til kropp og hjerne slik at de ansatte holder seg skarpe og blir mer produktive.
  3. Organisasjonskultur. Et godt aktivitetsbasert kontor bidrar også til økt sosial omgang som fremmer kunnskapsdeling, nytenkning og fellesskapsfølelsen på arbeidsplassen.
  4. Trivsel i arbeidet. Et gjennomtenkt aktivitetsbasert kontor ivaretar de ansattes forskjellige behov. Ansatte kan velge arbeidsområde selv avhengig av hva de skal gjøre, og dette kan gi økt effektivitet. Bare følelsen av å kunne bestemme selv har vist seg å ha en positiv effekt på jobbtilfredshet, trivsel i yrket og resultater. Dette gjenspeiler seg også i form av mindre fravær.
  5. Effektiv utnyttelse av lokalene. Et moderne arbeidsmiljø som utformet basert på behov, reduserer effektivt unødvendig plassbruk siden lokalene brukes mer effektivt enn i et tradisjonelt åpent landskap.
  6. Mindre kostnader. En mer effektiv utnyttelse av plassen sparer bedriften for utgifter siden man kan kvitte seg med eller ta i bruk ubenyttet areal. Et aktivitetsbasert kontor sparer opptil 30 % areal sammenlignet med en tradisjonell løsning.
  7. Konkurransefortrinn. Overgangen til et aktivitetsbasert kontor er et positivt steg mot et arbeidsmiljø som setter den ansatte i sentrum. Forskning viser at de ansatte blir mer engasjerte og involverte og derved utgjør et konkurransefortrinn som kan gi økt inntjening for bedriften.

Det er lett å identifisere forskjellige behov i et aktivitetsbasert kontor

Alle bedrifter har forskjellige typer ansatte som jobber på forskjellige måter og derfor har forskjellige behov. For å oppnå et effektivt sluttresultat bør man alltid analysere og identifisere personalets faktiske behov før man endrer kontorlokalene.

Ansatte som bruker mye tid på kontoret trenger en egen stille kontorplass for å kunne jobbe effektivt. Andre vil derimot tilbringe mye av tiden borte fra arbeidsplassen sin – blant annet i kafeer, møterom eller ved kollegers arbeidsplasser. Mesteparten av disse ønsker også sin egen arbeidsplass, en plass der det er stille eller muligheten til å snakke med kolleger når de er på kontoret.

For å finne ut hva som er arbeidsfellesskapets faktiske behov, må man sette av tid til å identifisere dem, analysere data og planlegge kontorlokalene. Når grunnarbeidet er gjort, og ansatte inkluderes fra starten av, er sluttresultatet ofte også mer vellykket.

Arbeidsplass som egner seg til oppgaven

For at arbeidet skal gå effektivt må et aktivitetsbasert kontor ha den rette fordelingen av områder med forskjellige funksjoner.

Alle liker å ha sin egen plass hvor de kan jobbe i fred. Derfor bør kontoret ha stillesoner som egner seg for arbeid som krever konsentrasjon. Slike områder for stille arbeid bør ligge lengst mulig unna travle områder med mye trafikk. Alternativt kan man bruke møbler eller modulløsninger for å opprette disse sonene.

Det er lurt å sette av bestemte soner for samarbeid. Alle kontorer trenger områder som egner seg til møter, opplæring og samarbeid. I tillegg bør man ha områder der man tilrettelegger for spontane møter i arbeidsfellesskapet. Disse bør ha en sentralisert plassering hvor det er mye trafikk, men bør ikke være slik at de forstyrrer andres arbeid i for stor grad.

I tillegg til områder for arbeid bør et arbeidsfellesskap alltid ha områder som egner seg til forfriskninger, hvor man kan slappe av med en kopp kaffe, snakke med kolleger og, mest av alt, koble ut et øyeblikk fra hverdagsrutinene.

Er aktivitetsbasert kontor noe for deg?

Det er mange bedrifter som har hatt god nytte av aktivitetsbaserte kontorer – og Technopolis sine kunder er intet unntak. Men egner et aktivitetsbasert kontor seg for alle situasjoner og kunder? Ikke nødvendigvis – spesielt hvis man gjør den vanlige feilen, å jage etter siste trend og innrede nye kontorlokaler som ikke er planlagt i tråd med bedriftens faktiske behov, sier forskningsdirektør Peggie Rothe ved forskningsbyrået Leesman som spesialiserer seg i arbeidsmiljø. Det beste sluttresultatet oppnås vanligvis når bedrifter først fokuserer på å identifisere de ansattes faktiske behov.

Last ned vår gratis veileder som en støtte i planleggingen av et funksjonelt arbeidsmiljø: