Nye kontorlokaler? Her er ekspertenes tips for en enkel flytteprosess
Å bytte kontorlokaler kan være både slitsomt og tidkrevende. Her er ekspertenes tips for en smidig flytteprosess.
– Det aller viktigste er å ivareta alle de ansatte i prosessen, samtidig som virksomheten er fullt operasjonell fra siste eske er ute av det gamle kontoret og på plass i det nye, sier Alf Astrup, Business Unit Director for Oslo og Stockholm i Technopolis.
Hvert år flytter flere hundre bedrifter inn og ut av kontorlokaler i Norge. Det er imidlertid mye som kan gå i glemmeboken i en flytteprosess, som kan være stressende for både de ansatte og ledelsen. Her er kontoreksperten Technopolis’ fem tips for en enklere flytteprosess.
- Planlegg i god tid
Godt forarbeid er selve nøkkelen til en smidig overgang mellom kontorlokaler. Begynn prosessen med å planlegge flyttingen i god tid. I en tidlig fase trenger ikke alle detaljene å være på plass, men det er alfa og omega å ha et godt overblikk over alt som må gjøres og planlegges nærmere. Da unngår du å stå med lua i hånda når flyttedagen nærmer seg, uten hjelp til de oppgavene som skal gjennomføres. Det er også lurt å utpeke en hovedansvarlig for flyttingen, som har ansvaret for planlegging og koordinering. - Involver de ansatte fra start til slutt
God kommunikasjon med de ansatte er viktig i en flytteprosess, uansett hvor stor eller liten bedriften er. Vær tidlig ute og gi klar beskjed om tidsplanen, hva de ansatte må gjøre og hvorfor dere har bestemt dere for å flytte. La representanter fra ulike avdelinger være med på planleggingen og komme med innspill. På denne måten får man avdekket og kartlagt de ulike behovene som finnes i organisasjonen.
– Gi beskjed til relevante kunder og partnere. Det kan også være lurt å lage en informasjonspakke om flytteprosessen og de nye lokalene til de ansatte, sier Astrup. - Vurder nøye hva du må ta med videre og hva som kan bli igjen
Har bedriften vært i samme lokaler over lang tid, er det stor sjanse for at det har hopet seg opp mye i løpet av årene. Mange ønsker imidlertid en ny start med nytt interiør når de bytter lokale. Gjør en nøye vurdering av hva bedriften faktisk har behov for og bør ta med videre. Sørg for å resirkulere alle gjenstander som ikke blir med videre på korrekt måte.
– Hvis dere ikke kan gjenbruke noen av møblene, dekoren eller kontorrekvisittene, er det kanskje andre bedrifter, organisasjoner eller institusjoner i lokalmiljøet som kan gi tingene nytt liv, sier Astrup. - Lag en detaljert kjøreplan
Det kan være lurt å lage en detaljert kjøreplan som tar høyde for ulike scenarioer. Planen bør inneholde relevante datoer og tidspunkter, samt en sjekkliste. En god plan er imidlertid kun et godt verktøy å ha, men ikke en fasit. Vær forberedt på å måtte improvisere og tilpasse til de aktuelle forholdene underveis dersom nødvendig. - Arranger en ordentlig innvielsesfest i de nye lokalene
Felles opplevelser er viktig for gode relasjoner på arbeidsplassen, og det å flytte kan føles overveldende for noen. Nye lokaler er en perfekt anledning til å feire på arbeidsplassen, og en god innvielsesfest gir de ansatte muligheten til å bli kjent med lokalene under avslappede forhold.
– Det tar alltid litt tid å komme til rette i nye lokaler, men en skikkelig innflytningsfest gjør helt klart prosessen lettere. Bare pass ekstra godt på de nye møblene, sier Astrup.