5+1 kysymystä toimitilamuutoksen johtamisesta – Muutosvalmentaja Maaretta Tukiainen vastaa

– Ehkä suurin haaste on, että tavoitteita ei yleensä ole määritelty. Useimmille yrityksille tulee yllätyksenä, että toimitilamuutosprosessissa tulisi olla muitakin tavoitteita kuin vain toimitilaan liittyviä. Esimerkiksi yritysfuusiossa tavoitteet ovat vahvasti mukana alusta asti, koska organisaatiota on yksinkertaisesti pakko kehittää ja toimintamalleja yhtenäistää. Samalla tavalla tulisi toimia myös toimitilamuutoksessa.

Toinen haaste on uskallus hypätä muutokseen. Monessa yrityksessä jätetään muutos tekemättä silloin kun se olisi optimaalista tehdä. Näitä yrityksiä haastan silloin miettimään: oletteko enää edes olemassa parin kolmen vuoden päästä, jos lykkäätte muutosta sinne asti?

– Yleensä aivan ensimmäiseksi ensin pitäisi pysähtyä ja hahmottaa nykytila sekä se, mitä kaikkea muutos koskee, ja vasta sen jälkeen miettiä tavoitteet ja sitten rakentaa yhdessä jonkinlainen prosessi, jonka avulla tavoitteeseen päästään.

Jos esim. yritys kasvaa nopeasti tai taustalla ovat vaikeat yt-neuvottelut, kannattaa aluksi määritellä yrityksen strategiset tavoitteet. Sen jälkeen voidaan selvittää yhdessä, mitä tavoitteet tarkoittavat työyhteisölle ja millä keinoilla siihen voidaan päästä.

Jos taas vireillä on joka tapauksessa tilamuutos, kannattaisi aina samalla miettiä, mihin muihin tavoitteisiin sen voisi yhdistää ja tehdä muutoksesta näin strategista toimintaa. Silloin henkilökunnan osallistamiseen voi löytyä myös budjettia myös jostain muualta kuin toimitilabudjetista, esim. HR:stä.

– Pitää muistaa, että uudet tilat ovat vain yksi osa muutosta. Toinen on tilojen käyttö eli siis toimintakulttuuri, jonka onnistuminen puolestaan edellyttää sitä, että ihmiset ymmärtävät toistensa erilaisuutta ja osaavat sopia keskenään, miten tiloja käytetään niin, että kaikki pystyvät tekemään omaa työtään menestyksekkäästi.

Fiksut asiantuntijat haluavat vaikuttaa oman työnsä tekemiseen ja jos heitä ei kuunnella, se aiheuttaa ongelmia: aivovuotoa, sairauspoissaolojen lisääntymistä tai vähintäänkin muutosvastarintaa.

Tätä kaikkea voi onneksi tehokkaasti ennaltaehkäistä osallistamalla henkilökuntaa. Siksi on tärkeää selvittää yhdessä, millaisessa ympäristössä työntekijät ovat parhaimmillaan ja saavat itsestään eniten irti. Sitä ei voi sanella sen paremmin johtaja, kiinteistöpäällikkö kuin arkkitehtikaan.

– Tehokkaan tilamuutoksen pullonkaula on usein projektin omistajuus. Jokaisessa muutosprosessissa pitäisikin olla aina yksi henkilö, joka omistaa prosessin ja jolla on tarpeeksi natsoja tehdä päätöksiä. Jos kaikki päätökset pitää käyttää johtoryhmän tai toimitusjohtajan kautta, muutos hidastuu kohtuuttomasti.

Toisaalta: jos ylin johto ei ole lainkaan kiinnostunut muutoksesta, se näkyy myös lopputuloksessa. Jos toimitusjohtaja ei edes vaivaudu paikalle kertomaan muutoksesta ja sen syistä henkilökunnalle, ei muutoskaan todennäköisesti onnistu.

– Ei välttämättä, mutta se ei ole kiinni toimialasta vaan yrityksen omista toimintamalleista. Toimitilaratkaisu pitäisi aina pyrkiä valitsemaan yrityksen omien tarpeiden mukaan. Ketterässä kehitysorganisaatiossa tarvitaan ehkä scrumeille sopivia avoimia ryhmätyötiloja siirreltävillä seinillä, tutkijaorganisaatiossa tarve voi puolestaan olla enemmänkin hiljaisille keskittymistiloille.

Monitilatoimistossa eri toiminnoille on omat tilansa: suljettuja ja puoliavoimia kohtaamisen tiloja, erilaisia keskittymisen tiloja, hiljaisia tiloja ja tiimityötiloja. Pitää kuitenkin muistaa, ettei monitilatoimisto ole yhtä kuin sisustus ja kalustus vaan se, miten kyseistä tilaa käytetään. Tilan käyttötarve tulisikin aina miettiä henkilöstön todellisten tarpeiden mukaan heti muutosprosessin alussa.

– Uskon, että tulevaisuudessa työn modulaarisuus ja liikkuvuus lisääntyvät entisestään, mikä vaikuttaa väistämättä myös työtiloihin. Kun tällä hetkellä työyhteisön perusyksikkö on tiimi, jatkossa jokainen työntekijä on oma yrittäjämäinen yksikkönsä yrityksen tai verkoston sisällä. Lisäksi tiimit kootaan projektikohtaisesti.

Vaikka työ on jatkossa entistä paikkariippumatonta, toisaalta myös työtilat ovat nykyistä inspiroivampia ja kannustavat tehokkaammin kohtaamisiin. Uskon, että ainakin coworking-alueet yleistyvät – ja kuka tietää, ehkäpä itseohjautuvien autojen tulon myötä myös niihin lisätään työskentelytiloja? Se olisi todellista liikkuvaa työtä.