Toiveissa tehokkaampi työympäristö?

Yhä useampaa työtä on tarve ja mahdollisuus tehdä myös muualla kuin henkilökohtaisella työpisteellä.

Activity based working tarkoittaa sitä, että toimitilat suunnitellaan erilaisten työtehtävien mukaan sen sijaan, että jokaisella työntekijälla on oma työhuone tai henkilökohtainen työpiste. Näin työkaverien keskustelukaan ei häiritse, kun kohtaamisille ja hiljaiselle työskentelylle on omat tilansa.

– Toimintojen mukaan suunniteltu monitilatoimisto tarjoaa monia hyötyjä. Tilankäyttöaste luonnollisesti paranee ja työympäristösuunnittelun avulla voidaan myös herätellä käyttöön henkilöstön piileviä resursseja, listaa Technopoliksen työympäristösuunnittelusta vastaava konseptipäällikkö Tiia Rauhamäki.

– Säännöllinen vaihtelu työpisteiden välillä  tekee hyvää niin kropalle kuin aivoille. Monitilatoimisto myös mahdollistaa epämuodolliset kohtaamiset, joissa tieto vaihtuu. Samalla syntyy ideoita ja yhteisöllisyyttä, joita perinteisessä avokonttorissa ei yhtä helposti syntyisi.

CGI vähensi kolmasosan neliöistään, vaikka henkilöstön määrä pysyi samana ja tyytyväisyys tiloihin lisääntyi. Lue lisää!

Jokaisessa yrityksessä on useita erilaisia työntekijäprofiileita ja työn tekemisen tapoja, jotka pitää ottaa huomioon tilojen suunnittelussa.

Myyntityötä tekevä tarvitsee toimistolla rauhallisen tilan, jossa voi puhua puhelimeen häiritsemättä kollegoitaan, mutta ei ehkä välttämättä kaipaa lainkaan kiinteää työpistettä, sillä viettää vain pienen osan työajastaan toimistolla.

Markkinointijohtaja, kouluttaja tai konsultti kaipaa toimistolle tullessaan milloin keskittymismahdollisuutta, milloin taas erilaisia tiloja kokouksiin tai epämuodollisiin kohtaamisiin. Kirjanpitäjälle puolestaan saattaa aiheuttaa harmaita hiuksia pelkkä ajatuskin työpisteen vaihtamisesta.

Tutustu työympäristömuotoiluun ja lue lisää työntekijäprofiileista ilmaisesta Workplace Design -oppaasta!

Toimitilojen suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon myös tulevaisuuden kasvutarpeet. Muutoksen ei tarvitse olla heti massiivinen, vaan päinvastoin joskus on järkevintä lähteä liikkeelle maltillisesti.

– Tilat voi jättää jopa hieman keskeneräisiksi, sillä harvoin tiedetään etukäteen, mikä toimii käytännössä ja mikä ei. Ensimmäisessä vaiheessa voi uusia vaikka vain työpisteet ja neuvottelutilat ja seuraavaksi sitten muun sisustuksen, jos muutos tuntuu toimivalta, Rauhamäki vinkkaa.

– Tärkeää on myös toimitilojen modulaarisuus ja joustavuus. Varsinkin kasvuyrityksissä muutokset tilantarpeisiin saattavat tulla äkkiä, joten liian valmista ja joustamatonta tilasuunnittelua kannattaa välttää.

Pelkkä työtilojen ja työpisteiden uusiminen ei riitä, vaan lisäksi on varmistettava, että ne todella suunnitellaan tarpeeseen ja että henkilöstö on aidosti sitoutunut muutokseen.

Vanhasta pidetään yleensä kiinni kynsin ja hampain, jos uuden vaihtoehdon arvoa omalle työlle ei nähdä. Muutosvastarintaa kohdataan siksi lähes aina, jos organisaation sisäinen viestintä on puutteellista.

Lisäksi on osattava asennoitua siihen, että vaikka uudet kalusteet saadaan paikalleen hyvinkin ripeästi, vie pään sisällä tapahtuvan muutoksen läpivieminen aikaa. Muutoksen haasteista ja hitaudesta kannattaa myös puhua avoimesti työyhteisössä.

– On aivan normaalia, että ensimmäiset puoli vuotta menevät ihmetellessä, mihin sitä oikein tulikaan lähdettyä. Paras lopputulos saadaan, kun koko työyhteisö ymmärtää tämän eikä kukaan odota, että yhtenä päivänä kaikki toimii yhtäkkiä aivan toisin kuin ennen.

Omalla asenteella on myös merkitystä.

– Jos aina ajattelee mitä minä menetän, muutokseen motivoituminen on varmasti hankalaa. Sen sijaan kannattaisi ajatella: mitä saan tilalle? Rauhamäki rohkaisee.

Muutosvastarinta liitetään terminä useimmiten henkilöstöön, mutta toisinaan pahin muutosvastarinta löytyy työntekijöiden sijaan johtoportaasta.

– Kaikkein tärkeintä onnistuneessa työympäristömuutoksessa on se, että henkilöstön tarpeita kuunnellaan oikeasti. Jos jotakin parannetaan vain näennäisesti, se paistaa läpi ja näkyy suoraan henkilöstön sitoutumisessa, motivaatiossa ja ylpeydessä omaan työhönsä, painottaa Rauhamäki.

Pelkillä sähköpöydillä tai etätyöpäivillä henkilöstötuottavuutta ei saada nousukiitoon, vaan tärkeää on johdon kokonaisvaltainen ymmärrys kasvun haasteista.

Työympäristötutkimuksistaan tunnettu suunnittelu- ja arkkitehtitoimisto Gensler arvioi jo vuonna 2006, että Yhdysvalloissa menetetään 330 miljardia dollaria vuodessa pelkästään tehottoman työympäristösuunnittelun vuoksi. Kyse ei kuitenkaan ole pelkästään suorista toimitilakustannuksista, vaan myös henkilöstöresurssien alikäytöstä.

Esimerkiksi melun vaikutusta tehokkuuteen ei kiistä enää kukaan, mutta kaikki eivät ehkä ole sisäistäneet sitä, että työympäristö koostuu fyysisten tilojen lisäksi myös sosiaalisesta ja virtuaalisesta ympäristöstä, Rauhamäki pohtii.

Suuri merkitys on esimerkiksi sillä, miten hyvin virtuaaliset viestintäkanavat palvelevat työntekijöiden tarpeita, samoin kuin sillä, kuinka paljon työntekijät voivat itse vaikuttaa omaan työpäivänsä sisältöön ja siihen, millaisessa ympäristössä työtään tekevät.

Työympäristösuunnittelu ei siis ole pelkkää pintaa, vaan kokonaisvaltaista työnteon puitteiden fasilitointia. Hyvän työympäristön on myös arvioitu olevan yksi yritysten tärkeimmistä menestystekijöistä tulevaisuudessa.

– Parhaimmillaan sen avulla saavutetaan paitsi parempi henkilöstötuottavuus, myös sitoutuneemmat työntekijät!