Business Finland: Monitilatoimisto paransi viestintää ja asiakaskokemusta
Lue jutusta, miten monitilatoimisto paransi Business Finlandin sisäistä viestintää ja asiakaskokemusta uudella Tampereen toimistolla.
Haaste
Business Finland syntyi, kun Tekes ja Finpro yhdistyivät vuoden 2018 alussa ja tavoitteena oli tarjota kaikki kasvuun ja kansainvälistymiseen liittyvät palvelut samalta luukulta. Uuden toimitilan piti siis tukea tiedonkulkua eri alojen asiantuntijoiden välillä ja sijaita lisäksi fyysisesti mahdollisimman lähellä organisaation ulkopuolisia kumppaneita. Lisäksi neliöiden käyttöä haluttiin tehostaa.
Ratkaisu
Uusi Tampereen toimisto löytyi Technopoliksen Yliopistonrinteen kampukselta. Avoin monitilatoimisto tukee työntekijöiden tarpeita, kuten tiedonkulkua ja asiakastyön tekemistä tiimeissä. Lisäksi neliöitä säästyi, kun henkilökohtaisista työpisteistä luovuttiin, sillä vain osa työntekijöistä on kerralla yhtä aikaa toimistolla.
BF:n tavoite tarjota kaikki palvelut samalta luukulta
Business Finlandin tavoite on, ettei yritysten tarvitse kulkea koputtelemassa eri viranomaisten oviin, vaan avun löytää helposti yhdestä paikasta. Tampereella
– Aiemmin yritykset hoitivat innovaatiorahoituksen erikseen Tekesin kanssa ja hakivat kansainvälistymisapua Finprolta, kertoo Business Finlandin johtava asiantuntija Mika Sievi-Korte, joka työskenteli aiemmin Tekesillä.
– Suurin osa meidän asiakkaistamme haluaa sekä kasvaa että kansainvälistyä. Siitä heräsi ajatus: mitä jos asiakas saisikin jatkossa kaikki tarvittavat palvelut yhdeltä luukulta?
Uudessa organisaatiossa eri alueiden asiantuntijat muodostavat tiimin, jonka tavoitteena on auttaa asiakasyritystä sen haasteiden ratkaisemisessa, kuten innovaatiorahoituksen hankkimisessa, kansainvälistymisessä ja viennin edistämisessä.
Uusi tilanne aiheutti kuitenkin haasteita myös toimitiloille.
Monitilatoimisto paransi sisäistä viestintää
Business Finlandin uuden toimiston tavoitteena oli lisätä eri organisaatioista tulevien asiantuntijoiden keskinäistä yhteistyötä, joten yhdistymisen myötä heräsi tarve myös uudenlaiselle toimitilaratkaisulle.
Sopiva tila löytyi lopulta Technopoliksen Yliopistonrinteen kampukselta. Siellä sijaitsi jo valmiiksi rahoitusyhtiö Finnvera, jonka kanssa Business Finland toimii läheisessä yhteistyössä.
Sievi-Kortteen mukaan monitilatoimisto tukee Business Finlandin työn tekemisen tapoja paremmin kuin esimerkiksi perinteinen avokonttori tai omat työhuoneet, jollaiset Tekesillä oli aiemmissa tiloissa.
– Uuteen tilaan emme halunneet korkeita sermejä tai mahdollisuutta eristäytyä. Meillä on täällä Tampereella linjaus, että avotilassa saa ja pitää puhua, jotta tieto kulkisi mahdollisimman hyvin. Tiedonkulku on tärkeää, koska työskentelemme paljon samojen asiakkaiden kanssa. Aina joku tietää jotain, mitä kukaan muu ei tiedä, Sievi-Korte kertoo.
Kaikkein eniten tiiviimmästä vuorovaikutuksesta hyötyy kuitenkin asiakas.
– Kun samassa tilassa on asiantuntijoita eri taustoilla ja kaikki oppivat toisiltaan, pystymme palvelemaan asiakasta yhdessä paremmin. Tavoitteena olisi, että jatkossa jokainen Business Finlandin asiantuntija pystyisi tarjoamaan asiakkaille vähintään ensiavun kaikilta eri osa-alueilta.
Tarvelähtöinen tilasuunnittelu säästi neliöitä
Business Finlandin uudet toimitilat suunniteltiin moderniksi monitilatoimistoksi, jossa on 200 neliötä ja tilaa laskennallisesti 20 työntekijälle. Työpisteitä on silti ainoastaan 14 ja ne ovat nimeämättömiä, mikä tarkoittaa sitä, että toimistolla työskentelevät valitsevat joka aamu itselleen uuden työpisteen.
– Työskentelemme paljon asiakkaalla ja etänä, joten tilantarve on laskettu 70 prosentin täyttöasteen mukaan. Myöhemmin itseasiassa paljastui, että vähempikin olisi riittänyt, Sievi-Korte kertoo.
Tilojen suunnitteluvaiheessa otettiin huomioon myös erilaisten vetäytymistilojen tarve. Lopulliseen ratkaisuun valikoitui yksi isompi neuvottelutila, jossa pidetään esimerkiksi yksikön sisäiset palaverit; kolme pienempää rauhallista tilaa videoneuvotteluihin sekä äänieristetty puhelinkoppi.
– Olemme olleet todella tyytyväisiä, eikä kukaan meistä kaipaa enää omia koppikonttoreitaan!
Selkeä palvelukonsepti säästi vuokralaisen aikaa
Aivan kuten Business Finlandin asiakkaidenkin, myös vuokralaisen näkökulmasta on helppoa, kun kaiken tarvittavan saa yhdeltä ja samalta luukulta.
– Jo tilojen suunnitteluvaiheessa saimme suoraan Technopoliksen Henri Rantalaiselta vinkin hyvästä suunnittelutoimistosta. Samalla laskulla maksetaan kaikesta tarvittavasta – lähtien aulapalveluista, sähköstä ja toimitilavuokraan kuuluvista parkkipaikoista aina kalusteisiin, tietokoneisiin ja näyttöihin asti – joten turhia piilokulujakaan ei pääse syntymään, Sievi-Korte listaa.
Työarkea helpottaa lisäksi se, että myös kaikki tarvittavat muutokset hoituvat keskitetysti.
– Vähän aikaa sitten meillä oli tarve muokata kulkuoikeuksia niin, että pääsemme Finveran kanssa vapaammin toistemme tiloihin. Sähköisten kulkuoikeuksien muutos hoitui nopeasti ja ilman aikaa vievää uudelleensarjoitusta.
– Samoin jos jälkikäteen on esimerkiksi tullut tarve saada yksittäinen työtuoli tai tulostinpöytä lisää, lisätilaukset ovat aina hoituneet nopeasti.
Haluatko fiksumman toimitilaratkaisun?
Ota yhteyttä ja kysy lisää!