Kuidas vabaneda varjatud kontorikuludest?

Töökeskkond tekitab üllatavalt suuri varjatud kulusid, mida on tihtipeale keeruline kindlaks teha. Need on enamasti tingitud läbipaistmatutest tasudest ja ruumi läbimõtlematust kasutusest.

Kas tead, kui palju maksab Sinu ettevõte iga töötaja kohta töökeskkonnaga seotud püsikulusid? Kui jah, on põhjust Sind õnnitleda, sest oled üks väheste seast.

Technopolis Tampere direktori Henri Rantalaineni sõnul teab vaid väike osa ettevõtetest, kuidas kõiki töökeskkonnaga seotud kulusid arvestada. Enamik varjatud kulusid on seotud alljärgnevaga.

Keskmine ettevõte sõlmib lisaks rendilepingule harilikult veel 5–15 lepingut: elekter, internet, koristamine, kinnisvarahaldus, post, turvateenus, toitlustus, võtmed, mööbel ja haljastus, printimine, monitorid, projektorid jne. Iga selline leping suurendab ettevõtte kontorikulude kogumaksumust.

Paljud ettevõtted võrdlevad oma büroopinda ruutmeetrihinna alusel, kuid kui arvesse võetaks tegelikke kulusid (rent + teenuslepingud), langeksid paljud näilised soodsad pakkumused nimekirja tagumisse otsa. Tihtipeale jäetakse teenuslepingud kogusummast välja, ent selline lähenemine varjab eri pakkumuste tegelikke kulusid.

Lepingute ja eri teenusepakettide haldamine hõlmab palju mõõdetamatut – nähtamatut tööd, mis moonutab kuluarvestust. Liiga suuremahuliste lepingute ja teenuste haldamine nõuab palju igapäevast tööd. Selliseid ressursse on sageli keeruline tuvastada ja seega ka üldkuludes kajastada.

„Ainuüksi pakkumuste tegemine ja lepingute uuendamine kulutab suurel hulgal ressurssi. Kui ettevõttel on 20 kontorit ja igaühel neist 12 teenuslepingut kestusega 3 aastat, tähendab see, et igal aastal tuleb uuendada 80 lepingut,“ arvutab Rantalainen.

Suurettevõtted kalduvad palkama teenusepakettide haldamiseks eraldi täiskohaga töötajad. Sellele lisanduvad muud lepingutega seotud haldustegevused üle kogu organisatsiooni. Väikefirmades jäetakse sellised tegevused harilikult töötajate õlule, kelle tööaega võiks kasutada hoopis ettevõtte põhitegevuse arendamiseks.

Ruumi ebapraktiline kasutus on üks suurimaid ebavajalikke kuluallikaid, millega ettevõtted kokku puutuvad. Halvasti läbimõeldud kontor ei ole mitte üksnes ebapraktiline, vaid ka liiga suur. Õige kujunduse korral saab viia liigsete ruutmeetrite arvu miinimumini, mis aitab säästa rendikulusid.

Ebapraktilisus on tihtipeale tingitud hankeprotsessist, mis algatatakse maksimaalse ruutmeetrihinna määramisega. Muud kriteeriumid, nagu asukoht, mugavus ja põrandaplaani sobivus kerkivad esile alles pärast hinnapõhist eelkvalifikatsiooni. Sellise strateegia tulemus on sageli kontor, mis on põrandaplaanilt liiga ruumikas, kuid samas iganenud ja mittetoimiv.

Ülearused ruutmeetrid ei ole ainus kuluallikas. Paljud ruumid ei toeta tööviljakust ja neid ei saa töötajate erinevate vajaduste järgi kohandada. Leesmani hiljutise uuringu järgi tunneb vaid 57% töötajatest, et nende töökeskkond toetab tööviljakust, aga on ka töökohti, kus nii tunneb vaid 15%.

Uuringud osutavad, et mittetoimiv töökeskkond vähendab tööviljakust, motivatsiooni ja mis kõige hullem – töötajate pühendumust. See tähendab, et mugav ja toimiv kontor on tähtis konkurentsieelis ning parimate töötajate ligimeelitamise vahend. Seega on ruumide planeerimine eriti tähtis neis valdkondades, kus pädevaid töötajaid napib.

Varjatud kuludele on keeruline jälile jõuda, kui ei teata, mida täpselt otsida. See sunnib ettevõtteid hoidma kulusid kokku vales kohas, nt ruutmeetrihinna või individuaalsete teenuste pealt, kuigi varjatud kulude kõrvaldamine annaks paremaid tulemusi. Veelgi enam – kui ruume ja teenuseid ei peeta kulutusteks, vaid pigem investeeringuks ettevõtte edusse ja töötajate heaolusse, siis suureneb ka tõenäosus, et jõutakse toimiva töökeskkonnani.