Toimiv töökeskkond ruumianalüüsi abil

Büroopinna muutmine on strateegiline otsus, mis mõjutab suuresti selle töökoha produktiivsust, -viise ja -kultuuri. Seega peaks kujundus olema hoolikalt läbi mõeldud ja põhinema ettevõtte tegelikel eesmärkidel. Mida paremini töötajate vajadustega arvestatakse, seda suuremat kasu uus kontor nii ettevõttele kui ka selle töötajatele annab. Just sellepärast peaks iga ettevõte alustama töökeskkonna planeerimist ruumianalüüsist.

Pole olemas kaht ühesugust organisatsiooni ega töötajat. Tööviisid võivad olla väga erinevad. Seetõttu on võimatu luua toimivat ja tulemusi andvat kontorit eeldustest lähtuvalt ja oletuste põhjal. Lahendus, mis töötab hästi naabri juures, ei pruugi sobida Sinu ettevõttesse.

Nii peakski iga büroopinna ümberkujundamine või värskendamine saama alguse ruumianalüüsist. Selle mõte on tuvastada probleemkohad, mis takistavad töötajaid tulemusi saavutamast, pühendumast või arenemast. Seejärel saab teha kindlaks, kuidas on tegelikult vaja ruume muuta, ning luua kontori, mis toetab töötamist ja teie ettevõtet parimal võimalikul moel.

Töötajad on iga ettevõtte suurim konkurentsieelis. Erinevad uuringud on näidanud, et töökeskkonna üldisesse heaolusse investeerinud ettevõtetel on kõige produktiivsemad ja pühendunumad töötajad. Samas aitab hästi läbimõeldud töökeskkond kontorikuludelt selgelt kokku hoida. Raisatud ruum on endiselt enamiku ettevõtete peamine mure. Büroopinda investeerimine kujutab endast seega investeeringut ettevõtte tulevikku.

Samuti lubab see töötajatel muutustest osa võtta. Kui töötajaid võetakse päriselt kuulda ja nad on oma töökeskkonna kujundamisel kaasa löönud, siis võtavad nad lõpptulemuse paremini omaks ja vastuseisu muutustele on kergem lahendada.

Analüüsietappi ei saa seega üle tähtsustada. Kui kontorit muudetakse hästi koostatud analüüsi põhjal ja järgitakse õigeid põhimõtteid, siis saavutatakse edu palju kergemini.

Hea mõte on koostada ruumianalüüs iga kord, kui seisate silmitsi suuremat sorti muutusega nt. tööviisides või töötajate arvus. Nii on tagatud, et ruum vastab ka pärast muutust teie vajadustele.

Kui on kavas kolida, siis koosta analüüs alati aegsasti enne tulevase büroopinna mööbli valimist. Sel juhul saad teada, kas kolimine on kõige parem lahendus või oleks võimalik olemasolevat kontorit tõhusamalt ümber kujundada. Kui uus aadress paistab siiski olevat parim lahendus, näitab analüüs kätte õige suuna, milliseid ruume otsida.

Alusta analüüsi olemasolevast kontorist ja tee kindlaks, kui palju erinevaid ruume ning töökohti seal on ja kui aktiivselt neid kasutatakse. Hea mõte on mõõta nii oodatud kui ka tegelikku kasutust.

Oodatud kasutus põhineb töötajate seisukohtadel ja soovidel vajalike tööalade suhtes. Tähelepanekuid võib koguda eri liiki küsitluste abil, intervjuuvormis ja töötubade käigus.

Tegelikud mõõtmised annavad tulemuseks selged numbrid, mis toetavad uuringut. Mõõtmisteks võib kasutada eri andureid, et selgitada välja, kui palju aega töökohal tegelikult veedetakse. Nii tagatakse prognooside tegelikkusele vastavus ja see võib tuua ilmsiks, et osa tööalasid ei kasutata täies mahus.

Analüüsi eesmärk on tuvastada organisatsiooni ja selle töötajate vajadused töökeskkonnale. Sageli aitab uuring kindlaks teha murekohad ja raskused, mis takistavad eesmärkide täitmist ega lase personalil tulemuslikult töötada. Näiteks võib analüüsi tulemusel selguda, et töötajad vajavad rohkem vaikseid alasid või paremaid võimalusi kaugtööks.

Analüüsi põhjal koostatakse ruumiplaan. Plaan määrab ära, millist liiki alad ja tööalad peaksid uuel büroopinnal olema. Kui funktsioonid on paigas, siis on üldplaneeringu tegemine lihtsam. Mööbel, värvid või muud dekoratiivsed elemendid ei ole olulised, kui ruum ise on ebaotstarbekas.

(Artikkel jätkub pärast ruumiplaani.)

Analüüsi koostamise aeg oleneb ettevõttest, kuid ekspertide kaasamisel sujub see üllatavalt ladusalt. Mõõtmised tehakse töö käigus ja uuringud korraldatakse mugavalt digitaalses formaadis.

Planeerimise ja kogutud andmete analüüsimise jaoks tasub varuda piisavalt aega.

Töökeskkonna muutmine on tegevus, kus asjatundjate abi on eriti väärtuslik.

Ekspert kiirendab kogu protsessi ja aitab kliendil õigetele asjadele tähelepanu pöörata. See tagab, et ettevõtte suurimat investeeringut – töötajaid – võetakse päriselt kuulda.