Toimitilakustannusten vertailu – 3 yleisintä virhettä

Toimitilavalintaa voi lähestyä kahdesta suunnasta: joko kuluna tai investointina. Perinteisesti tapana on ollut tuijottaa lähinnä kustannuksia. Kun vastakkain ovat usein firman kulurakenne sekä epämääräinen toive “paremmasta työympäristöstä”, ei ole vaikeaa arvata, kumpi vaakakupissa painaa enemmän – varmat säästöt vai potentiaaliset hyödyt.

Suurin osa vuokraajista osaa nykyään katsoa myös yläriviä (eli sitä millaisia hyötyjä hyvästä työympäristöstä on yritykselle), mutta väärien mittarien takia suurin osa potentiaalisista toimitilaratkaisuista jää silti kokonaan huomaamatta. Kun tarjontaa sitten alkaa kartoittaa fiksummilla mittareilla, saattaa yllättyä positiivisesti.

Kolme yleisintä virhettä toimitilakustannusten vertailussa ovat väärät tunnusluvut, turhat kokonaiskustannukset ja piilokulujen jättäminen pois loppusummasta.

Vertaa neliöhintojen sijaan mieluummin eri vaihtoehtojen tilatehokkuutta. Neliöhinnan tuijottaminen nimittäin piilottaa tehottoman tilankäytön, jolloin yritys voi päätyä vuokraamaan liian paljon näennäisen halpoja, mutta tehottomia ja epäviihtyisiä neliöitä syrjäsijainnilta, vaikka saisi samalla hinnalla pienemmät, mutta viihtyisät ja tehokkaat toimitilat keskeiseltä sijainnilta.

Selvitä ennen toimitilaprosessin aloittamista toimitilojen ja kaikkien työympäristöön liittyvien palveluiden kustannukset ja laske, paljonko ovat niiden kokonaiskustannukset työntekijää kohden. Pelkän toimitilavuokran tuijottaminen ei kannata, sillä vasta tilan ja palveluiden kokonaissumman laskeminen mahdollistaa eri vaihtoehtojen läpinäkyvän vertailun.

Älä jätä näkymätöntä työtä pois kustannuslaskelmista, vaikka sitä onkin vaikea paikantaa. Piilokuluja yrityksille tulee ensinnäkin monimutkaisen sopimussalkun ja palvelukokonaisuuden hallinnoinnista. Toiseksi piilokuluja tulee siitä, jos hälyisä ja huonosti suunniteltu toimisto ei tue työntekijöiden tehokasta työntekoa ja työhyvinvointia.