Vinkkejä ostosopimusviidakkoon

Viime aikoina olen saanut tehdä intensiivisesti töitä sopimusten parissa. Yritysten välisissä palvelusopimuksissa lakimiehillä on keskeinen rooli, mutta ainakin itselleni on kirkastunut olennaisesti, että liiketoiminnalla täytyy olla vahva omistajuus oman alueensa sopimuksista. Heiltä täytyy tulla vahva näkemys siihen, mitä oikeastaan halutaan sopia.

Seuraavilla vinkeillä joku samojen asioiden äärellä oleva toivottavasti pystyy muodostamaan kokonaiskuvan oman alueensa ostosopimuksista.

Jos vastuuhenkilöt tai työtehtävät vaihtuvat, ollaan usein tilanteessa, jossa uusi ihminen pääsee lukemaan ison nipun olemassaolevia ostosopimuksia. Kannattaa verrata ostosopimuksia ja ostolaskuja esimerkiksi edellisen 2–3 vuoden ajalta: kenen laskuja on maksettu, kuinka paljon, ja kenen kanssa on voimassa sopimus? Löytyykö listalta joku yritys, jolle kannattaisi tehdä sopimus? Olisiko sopimussisältöjen uudistamisesta hyötyä?

Eräs tapa arvioida sopimuksen sisältöä on verrata kielikuvia ja konkreettisia mittareita. Tyypillisesti sopimuksessa voi lukea vaikka: “tähtäämme luottamukselliseen ja laadukkaaseen yhteistyöhön”. Tällaista korulausetta on vaikea mittaroida, mutta kauniilla sanoillakin on arvonsa suunnannäyttäjänä. Luottamusta ja laatua varten voi sopimustasolla myös rakentaa mittareita: sovitaan vaikkapa asiakaspalautteen mittaamisesta numeroilla tai ongelmanratkaisutavoista aikarajoineen.

Punakynä on hyvä väline sopimuksen uudistamisessa: vanhentuneet tai turhiksi koetut asiat voi jättää pois ja tilalle voi tuoda muita asioita, jotka ovat käytännön yhteistyön aikana osoittautuneet tärkeiksi.

Ostosopimusta voi verrata vaikkapa avioliittoon: jos paperit ovat kunnossa, mutta yhteiselämä ei käytännössä oikein suju, ei paperi itsestään muutu toimivaksi käytännöksi. Paperilla kunnossa oleva sopimus onkin vasta pohja käytännön yhteistyön toteuttamiseksi. Jos henkilösuhteet ovat asialliset, käytännön yhteistyö säännöllistä ja ongelmia ratkotaan jo ruohonjuuritasolla, voivat sopijaosapuolet joustavasti ja notkeasti ratkaista mahdolliset erimielisyytensä.

Käytännön yhteistyötä voi tukea määrittämällä sopimukseen esimerkiksi ohjausryhmä- tai raportointikäytäntöjä. Näille kannattaa osoittaa käytännön vastuuhenkilö, jotta ne toteutuisivat säännöllisesti.

Jos Technopoliksen kaikki ostosopimukset lukisi peräkkäin, huomaisi todella laajan tyylikirjon. Yrityksen kannalta voisi olla etua, jos ostosopimuksissakin tunnistettaisiin ja jaettaisiin parhaita käytäntöjä. Millainen sopimus on ollut kumppanien kanssa toimiva ja miksi? Onko sopimussisällössä jotain, joka kannattaisi ottaa käyttöön laajemmin? Kuka tai ketkä viime kädessä vastaavat sopimuksista – ja jos vastuu on hajautettu, olisiko mitään toimivia keinoja viedä yhteisiä malleja läpi tulevissa sopimusuudistuksissa?

Tasaisessa parisuhdearjessa harvoin käydään tutkimassa avioliittolain pykäliä. Mutta jos toinen osapuoli iskee eropaperit nenän alle, onkin yhtäkkiä tärkeä tietää, miten oikeudet ja velvollisuudet menevät liiton purkautuessa. Myös yritysten välillä arkinen yhteistyö saattaa sujua oikein mainiosti ilman sopimusta tai vähän kehnommallakin sopimuksella. Mutta jos ongelmia tulee, saattaa sopimuksen tulkinnalla olla huomattava taloudellinen vaikutus.

On kuitenkin käytännössä mahdotonta ilmaista ennakkoon kaikkia epäkohtia juridisella täsmällisyydellä. Hyvin kirjoitettu sopimus on tärkeä, mutta vielä tärkeämpää on sopimuksen järkevä noudattaminen arkielämässä. Ruohonjuuritason yhteydenpidon lisäksi pidän itse olennaisena verrata esimerkiksi rahaliikenteen tai palveluraporttien tietoja avoimesti sopimuskumppanin kesken. Parhaimmillaan tämä estää jonkin ongelman syntymisen, ja ajoissa havaitut ongelmat on helpompi myös korjata.

Pitkäaikaisen sopimussuhteen hedelmänä saa parhaimmillaan kehitysideoita ja uutta liiketoimintaa. Kun sopimuskumppanit vertaavat tietojaan ja puhuvat raporttien äärellä kokemuksensa auki, syntyykö uusia ideoita? Tunnistavatko sopimuskumppanit vaikkapa lisämyynnin paikkoja tai mahdollisuuksia kokonaan uudenlaisille tuotteille ja palveluille?

On kummankin sopimuskumppanin etu, jos sopimuksella sovitun palvelun sisältöä voidaan raportoida helposti. Kätevintä on, jos yhteyshenkilöt voivat itse pyöritellä dataa haluamaansa muotoon, mutta minimissään vakiomuotoiset, säännöllisesti toimitetut raportit ovat tarpeen.

On tyypillisesti palvelun myyjän etu pystyä todistamaan tuottamansa lisäarvo asiakkaalle. Jokainen toimija voi pohtia omalta kannaltaan, kuinka voisi helposti ja luotettavasti tuottaa asiakkaalleen dataa toiminnastaan. Jos kriittinen ostaja ryhtyy peräämään raportteja yllättävistä asioista, on myyjänkin etu pystyä vastaamaan tarpeeseen nopeasti.

Edellä kuvat kohdat kuulostavat työläiltä, kenties monen korvaan jopa turhalta byrokratialta. Jos kiireisessä arjessa kenelläkään ei ole aikaa hinkata sopimuksia tai järjestellä seurantapalavereja, voi yritys varmasti hyvin myös rajata, millaisia asioita voi tehdä ilman sopimuksia. On kuitenkin hyvä tehdä tietoinen päätös ja pohtia, missä asioissa kannattaa panostaa sopimusmalliin. Parhaimmillaan sopimussuhteen eteen nähty vaiva palvelee useampaa ihmistä arjen kiireissä.

Sopimukseton ostaminen sopii mainiosti yksittäisiin, edullisiin tuotteisiin tai palveluihin, joita tarvitaan vain satunnaisesti. Pitkäaikaiseen ja toistuvaan tarpeeseen on kustannustehokkaampaa etsiä hyvä sopimuskumppani ja panostaa aikaa ja vaivaa sen seuraamiseen, miten sopimuksen sisältö käytännössä toteutuu.