Politique de confidentialité applicable au système de contrôle d'accès (SCA)
La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour but d'expliquer comment nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre du fonctionnement du système de contrôle d'accès électronique que nous avons installé dans nos bâtiments du complexe TECHNOPOLIS (à l’exception des bâtiments A et B) situés au 12, rue Guillaume J. Kroll, L-1882 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg (le « SCA ») et de vous fournir davantage d’informations sur vos droits en matière de confidentialité et la manière de les exercer.
Nous espérons que cela vous aidera à mieux comprendre comment vos données à caractère personnel sont traitées.
1 Responsable du traitement
Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (UE 2016/679) (le « RGPD ») est, en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exploitation de notre SCA :
KOWAC S.à r.l.
Société à responsabilité limitée
40, Rue de la Vallée
L-2661 Luxembourg
R.C.S. Luxembourg: B240412
Nous, KOWAC S.à r.l., en tant que « responsable du traitement » au sens du RGPD, sommes responsables de la détermination des modalités et des finalités du traitement des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
Les références dans le présent document à « nous », « notre » ou « nos » désignent KOWAC S.à r.l. en tant que responsable du traitement. Les références à « vous » ou « vos » désignent les personnes concernées dont les données à caractère personnel peuvent être traitées par le responsable du traitement.
2 Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel et qu’entendons-nous par traitement de données à caractère personnel ?
- Les « données à caractère personnel » désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (une « personne concernée »). Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Exemple de données à caractère personnel : journaux contenant la date, de l’heure et du lieu d’entrée ou de sortie d’un titulaire de carte d’accès nominative. - Le « traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Exemples de traitement : l’enregistrement des entrées et sorties d’un titulaire de carte d’accès nominatif.
3 Finalités du traitement de vos données à caractère personnel
Le SCA a été installé et est exploité, et vos données à caractère personnel sont par conséquent traitées, aux fins suivantes, conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD (intérêts légitimes) :
- sécuriser l’accès aux bâtiments ;
- assurer la sécurité des personnes, notamment nos employés, clients, visiteurs et prestataires ainsi que les employés, clients, visiteurs et prestataires de nos locataires ;
- prévenir et détecter les vols, le vandalisme, les intrusions ou autres activités illégales dans nos propriétés et protéger nos biens et ceux de nos locataires ;
- venir en support des enquêtes relatives aux incidents et demandes d’indemnisation.
La fourniture de vos données à caractère personnel est requise afin de vous donner accès à nos propriétés immobilières du fait de votre relation professionnelle ou commerciale avec nous, nos locataires, nos fournisseurs ou nos partenaires. Si vous ne fournissez pas ces données, l’accès à nos propriétés pourrait vous être refusé.
4 Données à caractère personnel collectées
Les données personnelles suivantes sont collectées et traitées dans le cadre ou à des fins liées au fonctionnement du SCA :
- Données d’identité : prénom et nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom de l’entreprise/de l’employeur et niveau d’accès ;
- Détails des passages : passage approuvé et refusé ;
- Journaux de contrôle d’accès : localisation du lecteur d’accès, dates et heures.
5 Source des données à caractère personnel collectées
Vos données personnelles sont collectées directement auprès de vous ou de votre entreprise/employeur à la suite d’une demande de vous donner accès à notre propriété. Le SCA génère le journal de contrôle d'accès en fonction de l’endroit où vous présentez la carte ou le badge d'accès au lecteur. Le SCA n’utilise aucune autre source d’information.
6 Base juridique du traitement
Le traitement des données à caractère personnel via le SCA est fondé sur nos intérêts légitimes et ceux de nos locataires, conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD.
7 Durée de conservation des données
Les données à caractère personnel traitées par le SCA sont conservées pendant un an à compter de la date de la tentative d’accès concernée, sauf si :
- un incident spécifique (par exemple, vol, accident, atteinte à la sécurité) s’est produit, auquel cas les données pertinentes peuvent être conservées pendant toute la durée de l’enquête, de la procédure judiciaire ou de la demande d’indemnisation ;
- une durée de conservation plus longue est requise par les forces de l’ordre ou une décision de justice ;
- une personne concernée a présenté une demande d’accès aux données la concernant, auquel cas les données pertinentes seront conservées jusqu’à ce que la demande soit entièrement traitée.
L'accès à ces données à caractère personnel est strictement limité.
8 Destinataires des données
Vos données à caractère personnel peuvent être consultées ou divulguées aux catégories de destinataires suivantes :
- personnel interne : les employés autorisés ayant un besoin légitime de consulter les journaux du SCA ;
- nos locataires : à leur demande et lorsque cela est nécessaire pour identifier, enquêter et vérifier des actes de vandalisme ou d’autres activités criminelles ou pour établir la responsabilité en cas de dommages ;
- autorités chargées de l’application de la loi : uniquement sur demande légale et conformément à la procédure pénale luxembourgeoise ;
- assureurs ou conseillers juridiques : dans le cadre de réclamations ou de litiges ;
- autorités publiques, tribunaux, institutions, administrations, organismes gouvernementaux : dans le cadre d’un litige ou lorsque nous y sommes légalement tenus ;
- sous-traitants : nos sous-traitants tels que, sans s’y limiter :
- les prestataires chargés de l’exploitation, de la maintenance et/ou du support technique du SCA ;
- les prestataires chargés de la sécurité de nos bâtiments ;
- nos prestataires de services informatiques, auditeurs, conseillers et consultants externes ;
- nos gestionnaires d’actifs ;
- Technopolis Holding Plc et ses filiales.
Vos données personnelles ne sont pas régulièrement traitées en dehors de l'Union Européenne (UE) et de l'Espace Economique Européen (EEE). Si des données à caractère personnel mentionnées dans la présente Politique devaient être traitées en dehors de l’UE et de l’EEE, nous ne le ferons que dans les cas suivants :
- si ces pays bénéficient d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
- si ces pays n’ont pas bénéficié d’une décision d’adéquation de la Commission européenne :
- si l’une des conditions prévues à l’article 49 du RGPD est remplie ; ou
- si des garanties appropriées sont mises en œuvre conformément à l’article 46 du RGPD.
9 Vos droits en tant que personne concernée
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel traitées via le SCA :
| Droit | Description |
|---|---|
| Accès | Vous pouvez demander une copie de vos journaux d'accès et des données associées. |
| Rectification | Vous pouvez demander la correction de données inexactes (le cas échéant). |
| Effacement (droit à l'oubli) | Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des obligations légales de conservation. |
| Limitation du traitement | Vous pouvez demander la suspension temporaire du traitement dans certaines conditions. |
| Opposition | Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, et nous cesserons le traitement à moins de démontrer des motifs légitimes impérieux. |
| Portabilité des données | Vous pouvez demander que vos données vous soient fournies dans un format structuré et lisible par machine (par exemple, CSV). |
| Déposer une plainte | Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (« <strong>CNPD </strong>»), qui est l'autorité de contrôle luxembourgeoise chargée des questions de protection des données. Nous vous serions toutefois reconnaissants de bien vouloir nous faire part de vos préoccupations avant de contacter la CNPD.<br>Les coordonnées de la CNPD sont les suivantes :<br>Commission nationale pour la protection des données<br>15, Boulevard du Jazz<br>L-4370 Belvaux<br>Téléphone : (+352) 26 10 60 -1 |
Pour exercer l’un de ces droits, veuillez adresser une demande écrite à notre personne de contact (voir la section 9 ci-dessous). Nous vous répondrons dans un délai d’un mois (prolongeable à deux mois pour les demandes complexes). Afin de protéger votre vie privée et d'empêcher tout accès non autorisé, il peut vous être demandé de fournir une preuve d’identité.
10 Contact
Pour toute question, demande ou réclamation concernant le Système de Vidéosurveillance, la présente Politique ou vos données personnelles, veuillez contacter :
M. Valentin Tosolini par e-mail à l’adresse Valentin.Tosolini@technopolis.lu ou par courrier postal à l’attention de M. Valentin Tosolini à l’adresse suivante :
KOWAC S.à r.l.
Société à responsabilité limitée
40, Rue de la Vallée
L-2661 Luxembourg
R.C.S. Luxembourg: B240412
11 Mise à jour de la présente politique
Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente politique de temps à autre afin d’y refléter les changements apportés par la législation, la technologie ou nos pratiques. La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web et à notre réception dans le bâtiment C / entrée C1 du complexe TECHNOPOLIS.
Mis à jour 30 juillet 2026