Työn nimi: Technopolis Workplace Talks
Työn suunnitteluun osallistuneet yritykset: Technopolis, F-Secure
Työn tuotantoon osallistuneet yritykset: Technopolis, F-Secure, Lyyti, Brella, Stremia, Parcero
Linkki itse kilpailutyöhön:  https://youtu.be/_XZU7gyqLTk
Linkki ilmoittautumislomakkeen kopioon: https://www.lyyti.in/TechnopolisWorkplaceTalksFeatF-Secure

Technopoliksen tarkoituksena on helpottaa yritysten ja heidän työntekijöidensä elämää tarjoamalla toimivia, viihtyisiä ja tehokkaita työympäristöjä sekä niihin liittyviä palveluita. Tärkeänä osana konseptiamme, jo vuodesta 1982, on ollut yritysten sekä ihmisten verkottaminen. Haluamme rakentaa yrityksille kylämäisiä yhteisöjä. Normaalina vuonna tätä edesauttaaksemme järjestämme yli 200 tapahtumaa seitsemässä maassa koko perheen elokuvista Business Breakfast -aamiaistapahtumiin. Kunnes korona iski, emmekä voineet toteuttaa onsite-tapahtumia kampuksillamme Covid19-rajoitusten vuoksi.

Päätimme toteuttaa virtuaalisen online-tapahtuman ja hyödyntää uusia teknologioita tapahtumatuotannossamme. Aloitimme pohtimalla, mitä virtuaalisuus mahdollistaa ja mitä jää puuttumaan verrattuna fyysisessä ympäristössä toteutettuun tapahtumaan. Halusimme tehdä tapahtumasta ainutlaatuisen, sellaisen jota ei ole ollut aiemmin tarjolla, kuitenkin tekniset vaatimukset huomioiden. Mietimme, miten taklaamme tyypilliset haasteet: erotumme joukosta, saamme paikalle oikean kohdeyleisön ja kuulijan huomion vangittua vain meille.

Mietimme ketä, miksi ja millaisen tunteen haluamme kohderyhmässä herättää. Päätimme rakentaa tapahtuman, josta on kuulijalle aitoa apua ja hyötyä, mutta joka olisi myös viihdyttävä. Lisäksi halusimme pitää tapahtumakonseptin samana, joten käytimme aikaa paljon siihen, miten hyödyntäisimme verkottumismahdollisuudet myös virtuaalisessa tapahtumassa. Halusimme myös hyödyntää virtuaalitapahtuman globaalia saavutettavuutta.

Tältä pohjalta yhdessä F-Securen kanssa rakensimme tapahtuman, johon saimme tavoitelluista kohderyhmistä lähes 700 innostunutta katsojaa ja asemoimme Technopoliksen työympäristöjen kokonaisvaltaisena toimijana oikeassa kohderyhmässä (CxO). Suunnittelua ohjasi laadukas sisältö ja yritysten välinen verkostoituminen. Tiedostimme online-tapahtuman haasteet ja halusimme tehdä asiat eri tavalla. Katsoimme maailmalta erilaisia malleja ja pyrimme tekemään kaiken paremmin. Hyppäsimme ketterästi uuteen toimintatapaan. Halusimme samalla luoda toimintatavan, joka kantaisi myös pandemian jälkeisessä maailmassa. Pyrimme rakentamaan tehokkaan toimintamallin, jotta saamme tapahtumillemme jatkumoa, eikä tämä jäisi yhden kerran kokeiluksi.

Technopolis ja F-Secure yhdistivät voimansa ja järjestivät 18.11.2020 kansainvälisen virtuaalitapahtuman ”What should business leaders consider for 2021?”. Puhujina olivat Suomen tunnetuimpiin IT-vaikuttajiin lukeutuvat Risto Siilasmaa ja Mikko Hyppönen sekä Technopolis Liettuan Business Unit Director Lina Maskoliūnė. Huippuasiantuntijat kertoivat näkemyksiään tulevaisuuden työelämästä niin tietoturvan kuin työympäristöjenkin suhteen eli hyvin ajankohtaisista aiheista, joista oli mediassakin paljon keskustelua tapahtuma-ajankohtana. Tapahtuman kieli oli englanti ja se skaalautui globaalisti. Huolellinen suunnittelu aloitettiin jo keväällä, mutta kaikki palaset loksahtivat paikoilleen marraskuussa kun tapahtuma toteutui. Tilaisuuden juontajana toimi energinen Amel Gaily, joka onnistui pitämään tunnelman yllä läpi tapahtuman.

Mitä päätöksiä teimme?

Meillä oli luotettavat kumppanit, jotka tiesivät roolinsa. Stremialla on laaja kokemus live-striimauksesta isoille joukoille. Halusimme tehdä vaikutuksen yleisöön ammattimaisella toteutuksella. Lyyti on tapahtumanhallinnan työkalu, jonka avulla ilmoittautumiset, viestintä, raportointi ja palautteen keruu sujuu mutkattomasti ja automatisoidusti varmistaen sekä osallistujille että järjestäjille onnistuneen tapahtumakokemuksen. Brella on virtuaalisen verkottumisen edelläkävijä. Sen avulla osallistujat pääsivät verkostoitumaan toistensa kanssa tehokkaissa kahdenvälisissä tapaamisissa. Yhteistyökumppaneillamme oli käytössä virtuaaliset ständit Brellassa. Parceron avulla toteutimme digitaalista tapahtumamarkkinointia potentiaalisille asiakkaille. Tapahtuman yhteistyökumppani F-Secure täydensi meidän asiantuntijuutta tietoturva-asiantuntijuudellaan. Kaikilla oli vahva luottamus, että homma toimii.

Tapahtumaresurssit olivat pienehköt verrattuna tapahtumatalojen kustannusrakenteeseen, joten panostimme laadukkaaseen osallistujakokemukseen ja sisältöön. Puhujat olivat oman alansa edelläkävijöitä. Heillä on vuosien kokemus, jonka avulla he kannustivat kuulijoitaan kohti muutosta. Heidän ajatuksensa vaikuttivat voimakkaasti ennalta tuttujen ilmiöiden uudenlaisessa ymmärtämisessä. Halusimme myös tuoda puhujat laadukkaaseen studio-ympäristöön; suunnittelimme käsikirjoituksen huolella ja kävimme sen yhdessä läpi juontajan ja puhujien kanssa vielä tapahtumapäivänä.

Tapahtuma jaettiin digitaalisten päätelaitteiden käyttäjille livenä. Tallennettuja osioita ei käytetty – ainoastaan ennen tapahtuman virallista aloitusta striimillä pyöri Technopoliksen "More than Squares" -brändivideo. Osallistujat saivat testata omien laitteidensa asetukset ja näin pääsivät tunnelmaan. Videoesitys lisäsi tunnettuuttamme. Matkustusrajoitusten vuoksi yksi puhujista liittyi linjoille Teams-yhteyden kautta ja lopussa hän oli myös mukana studio-keskustelussa. Tapahtuman piti olla riittävän lyhytkestoinen, jotta päättäjätaho saatiin sitoutumaan. Virtuaalisessa ympäristössä näytön äärellä oleminen on yleisesti kuormittavampaa kuin fyysisessä ympäristössä. Tapahtuman ajankohdassa huomioitiin myös aikavyöhykkeet.

Suunnittelimme vaihtoehtoiset ratkaisut, mikäli haasteita olisi tullut vastaan. Osallistujien laitteiden tekniset ominaisuudet olivat hyvin erilaiset, ja halusimme pitää huolen, että suuri osallistujamäärä ei heikennä striimauksen laatua. Tapahtumassa ei ollut välttämätöntä kirjautua mihinkään erilliseen järjestelmään nähdäkseen striimin. Tapahtuman tallenne oli saatavilla jälkikäteen, mikä pidensi tapahtuman elinkaarta.

Panostimme viestinnän visuaalisuuteen, selkeyteen ja riittävyyteen. Suunnittelimme visuaalisen ilmeen tapahtumalle, joka näkyi kaikissa kanavissamme. Identifioimme oikeat kohderyhmät ja lähetimme kutsut sekä Technopoliksen että F-Securen kanaviin. Digitaalista markkinointia hyödynnettiin vahvasti sekä meidän että yhteistyökumppanimme F-Securen toimesta. Mainonta ja viestintä kohdistettiin tavoiteltuihin kohderyhmiin terävöittämällä viesti heille sopivaksi. Mainoksia oli monissa kanavissa: aulanäytöt kampuksillamme, Facebook, LinkedIn, Instagram, sähköpostikutsut ja verkkosivut. Lisäksi pidimme tärkeänä viestiä sisäisesti tapahtumasta yhteistyökumppaneillemme ja yrityksemme henkilöstölle. Yleisinfo tapahtumasta oli Technopoliksen verkkosivuilla. Tapahtuma oli avoin kaikille ja osallistujamäärä oli rajaton. Tällaiseen ei ole mahdollisuutta fyysisessä tapahtumassa.

Osallistujaviestintä tapahtuman käytännön toteutuksesta ja luonteesta on yksi tärkeä osa tapahtuman onnistumista. Automatisoidut sähköpostit ja tekstiviestit hoituivat tehokkaasti Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmän kautta. Tapahtumaan ilmoittautuneille lähetettiin sähköpostitse ennen tapahtumaa tieto lopullisesta ohjelmasta ja tapahtuman muusta sisällöstä. Kerroimme mm. loistavista verkottumismahdollisuuksista, ja ilmoittautuneet saivat myös tietoa siitä, mitä tehdä jos mahdollisia teknisiä ongelmia olisi ilmennyt tapahtuman aikana. Tekstiviesti-muistutuksella tapahtuma-aamuna pyrimme vähentämään no-showta ja saamaan ilmoittautuneet runsaslukuisina linjoille.

Järjestäjään oli helppo olla yhteydessä sähköpostilla tai chatin kautta. Tapahtuman interaktiivisuutta lisätäksemme osallistujilla oli mahdollisuus esittää kysymyksiä chatin kautta. Sosiaalista mediaa (Twitter) hyödynnettiin myös osallistamisessa. Twitter @rsiilasmaa oli aktiivinen tapahtuman yhteydessä: "Myself, I decided that my boards will have to work differently." After Covid, every other board meeting will be remote. And the physical meetings will emphasize togetherness. #WorkplaceTalks.

Technopoliksen yrityskulttuurissa mittaamme asiakastyytyväisyyttä ja selvitämme, miten sitä voidaan parantaa jokaisessa kohtaamispisteessä. Palautekysely lähetettiin heti tapahtuman jälkeen ja saimmekin paljon ylistävää palautetta.

Tapahtuman mainostaminen: Koska halusimme tapahtumaan CxO-tason osallistujia, käytimme paljon aikaa oikeiden viestintäkanavien valintaan:

Saimme hyödynnettyä virtuaalitapahtuman mahdollisuudet. Onnistuimme kaikissa tavoitteissamme yli odotusten. Tavoitimme oikean kohderyhmän (CxO) ja saimme heidät sitoutumaan tapahtumaan. Lisäsimme Technopoliksen tunnettuutta työympäristöjen kokonaisvaltaisena toimijana.

Osallistujamäärä oli moninkertainen onsite-tapahtumaan verrattuna. Tapahtuma keräsi osallistujia kaikilta kampuksiltamme ja globaalisti kumppaniverkostomme kautta. Mukaan ilmoittautui 853 osallistujaa, joista ruudun äärellä seurasi lähes 700 osallistujaa! Lisäksi tallenteen avulla on tavoitettu satoja kuulijoita jälkikäteen. Tallenne Technopoliksen Youtube-kanavalla on pidentänyt tapahtuman elinkaarta ja hyödynnettävyyttä monissa eri kanavissamme.

Sitoutumisen aste oli suuri. Osallistujat pysyivät linjoilla tapahtuman loppuun asti. Teknisiä ongelmia ei ilmennyt. Kustannuksia säästyi kun pystyimme keskittämään resurssimme kaikille kampuksillemme globaalisti yhdellä tapahtumalla. Tapahtuma toimi loistavasti poikkeusaikana. Erottauduimme eduksemme muiden tapahtumien joukosta.

Vastuullisuus ja yhteisöllisyys ovat osa Technopoliksen liiketoimintastrategiaa ja DNA:ta. Tapahtuma oli myös ekologinen, sillä osallistujien ei tarvinnut käyttää rahaa ja aikaa tapahtumapaikalle matkustamiseen. Meille on tärkeää, että ihmiset pääsevät kohtaamaan toisensa myös kasvotusten kampuksillamme, mutta tämä toimi hyvin tässä hetkessä.

Osallistujapalaute oli ylistävää. Tässä muutamia palautekyselyn avoimia vastauksia:

Samantyyppisiä tapahtumia toivotaan jatkossakin:

Lisäksi muutamia mitattuja tuloksia:

Technopolis Workplace Talks on hyvin toimiva konsepti, jota tulemme jatkamaan.

How should companies plan the future of work for 2021? Work life is changing faster than ever. Our work environment has expanded to include our homes. With modern digital tools and new work rules, productive work can be done flexibly from several different locations.

The pandemic has accelerated the ongoing working life changes by forcing us out of offices. In the future, people will continue to work when and wherever it best suits them. The event highlighted the importance of preparing for the future with the changing work environment, business and cyber security needs.

To provide insights on how to strike a balance between the changing working environment, business and cyber security needs, we organized a virtual event with world-class speakers:

Risto Siilasmaa and Mikko Hyppönen did an awesome job, as well as our Lina Maskoliūnė. The event highlighted the importance of preparing for the future. There were almost 700 online participants from all over the world. Participants utilized the opportunity to meet new people and find new business opportunities. The AI-based matchmaking powered by Brella recommended top matches to participants based on your selections. Attendees were from all over the world. We want to thank F-Secure and the close to 700 online participants who attended worldwide!

Risto Siilasmaa
Chairman and Founder of F-Secure
Risto Siilasmaa is the founder and Chairman of the Board of Directors of F‐Secure Corporation having served as President and CEO of the company in 1988–2006and former Chairman of Nokia. He is an entrepreneur at heart. Risto is an active contributor in many European and Asian industry associations and public debate. Risto’s passion and mission has always been to elevate Nordic entrepreneurship to compete with Silicon Valley. He has invested in and worked with over 30 startups and growth companies. Two of them have already developed into unicorns and more are on the way.

Mikko Hyppönen
Global cyber security expert and Chief Research Officer at F-Secure
Mikko Hyppönen is a worldwide authority on computer security and the Chief Research Officer of F-Secure. He has written on his research for the New York Times, Wired and Scientific American and lectured at the universities of Oxford, Stanford and Cambridge. He sits in the advisory boards of EUROPOL and the Monetary Authority of Singapore. Mikko has given the most watched online security TED Talk on the internet, watched 1.5 million times and translated into forty languages.

Lina Maskoliūnė
Business Unit Director, Technopolis Lithuania
Lina Maskoliūnė has been working in the field of real estate for 20 years. Her intuition has helped her to spot opportunities, understand people and situations, but also to find fast solutions or to wait for them patiently. Like most young executives, she has learned to work hard and strive for results relentlessly. She has been successful in teaching others to do the same.