„Technopolis“ gairės dėl COVID-19 ir išskirtinis darbo laikas. Skaityti daugiau

Efektyvi darbo aplinka atliekant erdvės analizę

Planuojant biuro pertvarkymą, rekonstrukcija ir spalvų pasirinkimas dažnai atitraukia dėmesį. Pamirštamas tikrasis darbo aplinkos tikslas – sudaryti kuo geresnes darbo sąlygas. Kruopščiai suprojektuota darbo aplinka padeda darbuotojams pasiekti sėkmingų darbo rezultatų ir užtikrina įmonės augimą.

Kas yra erdvės analizė?

Biuro patalpų keitimas yra strateginis žingsnis, nuo kurio labai priklauso darbo efektyvumas, darbo būdai ir darbo aplinkos kultūra. Todėl jos turėtų būti kruopščiai suprojektuotos, atsižvelgiant į įmonės tikslus. Kuo daugiau dėmesio skiriama darbuotojų poreikiams, tuo didesnė naujojo biuro nauda įmonei ir jos darbuotojams. Štai kodėl kiekviena įmonė darbo aplinką turėtų pradėti planuoti nuo erdvės analizės.

Nėra dviejų vienodų organizacijų ar darbuotojų. Darbo būdai gali būti labai skirtingi. Todėl sukurti funkcionalaus ir efektyvaus biuro remiantis apytikriais skaičiavimais ir prielaidomis neįmanoma. Sprendimas, kuris tinka jūsų kaimynui, gali netikti jūsų įmonei.

Dėl šios priežasties kiekvienos biuro patalpos pertvarkymas ar atnaujinimas turėtų prasidėti nuo erdvės analizės. Analizė padeda nustatyti problemas, susijusias su darbuotojų efektyvumu, atsidavimu darbui ar tobulėjimu. Taip galite išsiaiškinti, kaip iš tiesų reikia pakeisti patalpas ir sukurti biurą, sudarantį maksimaliai palankias darbo ir jūsų įmonės augimo sąlygas.

Kodėl verta atlikti analizę?

Darbuotojai yra didžiausias bet kurios įmonės konkurencinis pranašumas. Įvairūs tyrimai parodė, kad įmonėse, kurios investavo į bendrą palankią darbo aplinką, dirba našiausi ir labiausiai atsidavę darbuotojai. Be to, tinkamai suprojektuota darbo aplinka padeda ženkliai sumažinti biuro patalpų išlaidas. Nereikalinga erdvė vis dar yra vienas didžiausių daugelio įmonių rūpesčių. Todėl investicija į biuro patalpas yra investicija į įmonės ateitį.

Be to, darbdaviai į pertvarkos procesą gali įtraukti ir darbuotojus. Kai darbuotojai iš tiesų yra išklausomi ir dalyvauja planuojant darbo aplinką, jie yra labiau suinteresuoti galutiniu rezultatu, todėl galima lengviau suvaldyti pasipriešinimą pokyčiams.

Analizės etapo svarbos negalima nureikšminti. Kai biuro patalpos pertvarkomos remiantis gerai atlikta analize, taikomi teisingi principai ir daug lengviau įgyvendinami sprendimai.

Kada turėtų būti atliekama erdvės analizė?

Atlikti erdvės analizę naudinga kiekvieną kartą susidūrus su dideliais pokyčiais, susijusiais, pavyzdžiui, su darbo būdais ar darbuotojų skaičiumi. Analizė atliekama siekiant užtikrinti, kad erdvė atitiktų jūsų poreikius ir po permainų.

Jei planuojate kraustytis, analizę atlikite dar gerokai prieš pasirinkdami būsimas biuro patalpas. Taip sužinosite, ar persikraustymas yra geriausias sprendimas ir ar nebūtų įmanoma efektyviau pertvarkyti turimas biuro patalpas. Tačiau jei manote, kad nauja vieta yra tinkamiausia išeitis, analizė padės išsiaiškinti, kokio tipo biuro patalpų reikėtų ieškoti.

Kaip atliekama analizė?

Pradėkite nuo savo esamo biuro analizės – nustatykite, kiek yra skirtingų patalpų bei darbo vietų ir kaip aktyviai jos naudojamos. Būtų naudinga įvertinti tiek numatomą, tiek faktinį naudojimo intensyvumą.

Numatomas naudojimas įvertinamas atsižvelgiant į darbuotojų nuomonę ir norus dėl reikiamų darbo vietų. Stebėjimo duomenis galima rinkti atliekant įvairių rūšių apklausas bei interviu ir sudarant darbo grupes.

Atlikus faktinį įvertinimą, gaunami aiškūs duomenys, papildantys apklausos rezultatus. Gali būti naudojami įvairūs jutikliai, siekiant sužinoti, pavyzdžiui, kiek laiko iš tiesų praleidžiama darbo vietoje. Tai padeda užtikrinti realybę atitinkantį įvertinimą. Be to, taip galima nustatyti, ar yra maksimaliai nepanaudojamų darbo vietų.

Koks yra galutinis analizės rezultatas?

Analizės tikslas – nustatyti organizacijos ir jos darbuotojų poreikius, susijusius su darbo aplinka. Dažnai tyrimai padeda nustatyti aiškias problemas ir sunkumus, kurie trukdo siekti tikslų ir neleidžia darbuotojams efektyviai dirbti. Pavyzdžiui, analizė gali parodyti, kad darbuotojams reikia daugiau ramių zonų arba geresnių galimybių dirbti nuotoliniu būdu.

Remiantis analizės rezultatais, parengiamas patalpų planas. Plane nurodoma, kokio tipo zonos ir darbo vietos turėtų būti numatytos naujose biuro patalpose. Bendrą planą lengviau sudaryti, kai iš pradžių numatomos funkcijos. Baldai, spalvos ar kiti apdailos elementai nėra svarbūs, jei pačios patalpos yra nefunkcionalios.

(Straipsnio tęsinys – po patalpų plano)

Kiek laiko trunka parengti analizę?

Analizės trukmė priklauso nuo konkrečios įmonės, tačiau dalyvaujant ekspertams tai vyksta stebėtinai greitai. Vertinimo rezultatai renkami darbo metu, o apklausos patogiai atliekamos skaitmenine forma.

Tačiau proceso planavimui ir surinktų domenų analizei reikia skirti pakankamai laiko.

Keičiant darbo aplinką, labai praverčia ekspertų pagalba.

Ekspertas pagreitina visą procesą ir padeda klientui atkreipti dėmesį į tinkamus dalykus. Tai leidžia užtikrinti, kad būtų išgirsti darbuotojai, kurie yra didžiausia įmonių investicija.