Kaip atsikratyti nematomų biuro išlaidų?

Darbo erdvė sąlygoja stebėtinai daug nematomų išlaidų, kurias dažnai sunku nustatyti. Šias išlaidas dažniausiai lemia neskaidrūs mokesčiai ir neracionalus erdvės panaudojimas.

Ar žinote, kokios yra jūsų įmonės fiksuotos išlaidos, susijusios su kiekvieno darbuotojo darbo aplinka? Jei taip, sveikiname – jūs esate vienas iš nedaugelio.

Anot „Technopolis Tampere“ direktoriaus Henri Rantalaineno, tik nedaugelis įmonių žino, kaip apskaičiuoti visas su darbo aplinka susijusias išlaidas. Daugelį nematomų išlaidų sąlygoja šie veiksniai:

Vidutinė įmonė šalia nuomos sutarties paprastai sudaro dar 5–15 sutarčių – dėl elektros energijos tiekimo, interneto, valymo, turto priežiūros, pašto paslaugų, apsaugos, maitinimo paslaugų, raktų valdymo, baldų ir augalijos, spausdintuvų, monitorių, duomenų projektorių ir pan. Kiekviena tokia sutartis padidina bendras įmonės biuro išlaidas.

Daugelis biuro patalpas vertina pagal kvadratinio metro kainą, tačiau jei būtų atsižvelgta į realias bendras išlaidas (nuomos ir paslaugų sutartis), didelė dalis iš pirmo žvilgsnio pigesnių variantų atsidurtų sąrašo gale. Paslaugų sutartys dažnai neįtraukiamos į bendrą sumą, tačiau taip paslepiamos faktinės bendros įvairių variantų išlaidos.

Sutarčių ir įvairių paslaugų paketų valdymas apima daug neišmatuojamų nematomų darbų, kurie iškraipo išlaidų apskaitą. Pernelyg didelio sutarčių ir paslaugų paketo valdymas reikalauja daug kasdienio darbo išteklių. Tokius išteklius dažnai sunku nustatyti, todėl jie įtraukiami į bendras išlaidas.

„Be galo daug išteklių reikia vien pasiūlymų teikimui ir sutarčių atnaujinimui. Jei įmonė turi 20 biurų ir kiekvienas iš jų yra sudaręs 12 paslaugų sutarčių, kurių trukmė yra 3 metai, reiškia, kad kasmet turi būti atnaujinama 80 sutarčių“, – skaičiavo Rantalainenas.

Didelės įmonės dažniausiai samdo kelis etatinius darbuotojus paslaugų paketams tvarkyti. Visa tai lydi kitas su sutartimis susijęs administracinis darbas visoje organizacijoje. Mažesnėse įmonėse toks administracinis darbas paprastai paliekamas darbuotojams, kurių darbo laikas galėtų būti geriau panaudotas pagrindinei įmonės veiklai plėtoti.

Neefektyvus erdvės panaudojimas yra vienas didžiausių įmonių patiriamų nereikalingų išlaidų šaltinių. Neracionaliai suprojektuotas biuras yra ne tik nepraktiškas, bet ir per didelis. Tinkamai suprojektavus erdvę, galima iki minimumo sumažinti papildomų kvadratinių metrų skaičių ir taip sutaupyti nuomos išlaidų.

Neefektyvius erdvės sprendimus dažnai lemia įsigijimo procesas, kuris pradedamas nustatant maksimalią kainą už kvadratinį metrą. Kiti kriterijai, tokie kaip vieta, patogumas ir grindų plano funkcionalumas, tampa aktualūs tik atlikus išankstinį įvertinimą pagal kainą. Taikant tokią strategiją, dažnai pasirenkamas biuras, kuris pagal grindų plotą yra erdvus, tačiau nemodernus ir neefektyvus.

Pertekliniai kvadratiniai metrai nėra vienintelis papildomų išlaidų šaltinis. Daugelis patalpų neskatina efektyvaus darbo arba negali būti pritaikytos prie įvairių darbuotojų poreikių. Remiantis naujausia „Leesman“ apklausa, tik 57 proc. darbuotojų mano, kad darbo aplinka turi poveikį jų darbo efektyvumui, tačiau kai kur taip mano tik 15 proc. respondentų.

Tyrimai rodo, kad nefunkcionali darbo aplinka mažina darbo efektyvumą, motyvaciją ir, kas blogiausia, darbuotojų įsipareigojimą. Tai reiškia, kad patogus ir funkcionalus biuras yra svarbus konkurencinis pranašumas ir priemonė gabiausiems darbuotojams pritraukti. Taigi verslo patalpų planavimas yra ypač svarbus tose srityse, kur stinga kompetentingų darbuotojų.

Nematomas išlaidas sunku atsekti tiksliai nežinant, ko ieškoti. Tai verčia įmones mažinti išlaidas netinkamose srityse, pavyzdžiui, atsižvelgiant į kvadratinio metro kainą ar atskiras paslaugas, nors nematomų išlaidų pašalinimas duotų geresnių rezultatų. Be to, laikantis požiūrio, jog patalpos ir paslaugos yra ne išlaidos, bet veikiau investicija į įmonės sėkmę ir darbuotojų gerovę, yra didesnė tikimybė sukurti efektyvią darbo aplinką.