Effektivt arbeidsmiljø med romanalyse

Bytte av kontorlokaler er ofte en strategisk handling som har stor innvirkning på produktivitet, arbeidsmetoder og kulturen på arbeidsplassen. Derfor bør kontorlokalene utformes med ettertanke og basert på bedriftens mål. Jo bedre man forholder seg til ansattes behov, desto større fordel vil de nye kontorene utgjøre for bedriften og de ansatte. Derfor bør alle bedrifter starte planleggingen av arbeidsmiljøet med en romanalyse.

Ingen organisasjoner eller ansatte er hverandre helt like. Arbeidsmetoder varierer enormt. Derfor er det i praksis umulig å bygge funksjonelle og effektive kontorer basert på antagelser og gjetning. Løsningen som fungerer hos naboen vil neppe fungere i din bedrift.

Derfor bør all ombygging eller oppfrisking av kontorlokaler starte med romanalyse. Analysen brukes for å identifisere problemene som hindrer ansattes produktivitet, engasjement og utvikling. Så kan man identifisere de faktiske behovene for endring, og man kan begynne å bygge et kontormiljø som støtter arbeidet og bedriften best mulig.

Ansatte utgjør bedriftens fremste konkurransefortrinn. Diverse studier har vist at ved å investere bredt i velvære i arbeidsmiljøet, får bedrifter produktive og engasjerte ansatte. Samtidig fører et godt planlagt arbeidsmiljø til tydelige innsparinger relatert til kontorlokaler: Bortkastet areal spiller fremdeles en stor rolle i de fleste bedrifter. Investering i kontorlokaler er derfor en investering i bedriftens fremtid.

Det vil også gi arbeidsgivere muligheten til å involvere de ansatte i endringen. Når ansatte blir hørt og får delta i planlegging av arbeidsmiljøet blir de mer engasjerte i sluttresultatet, og det blir lettere å håndtere endringsvegring.

Analysefasens viktighet kan ikke fremheves nok. Kontorlokaler som endres basert på en godt gjennomført analyse, endres i tråd med de rette prinsippene og er mye lettere å implementere.

Det lønner seg å gjennomføre en romanalyse når man står overfor en stor endring som f.eks. nye arbeidsmetoder eller antall ansatte. Dette gjør man for å sikre at lokalet lever opp til kravene også etter at endringen er gjort.

Hvis bedriften skal flytte, må man gjennomføre en analyse i god tid før man velger de fremtidige kontorlokalene. Dette lar deg oppdage om en relokalisering er det rette valget eller om lokalene dere allerede har kan utformes annerledes for høyere effektivitet. Dersom man kommer fram til at en ny adresse er den beste løsningen, vil analysen gi en pekepinn på hva slags kontorlokaler man bør se etter.

Start analysen med nåværende lokaler og se på hvor mange forskjellige typer rom og arbeidsplasser det er og hvor aktivt de brukes. Det lønner seg å måle både antatt og faktisk bruk.

Måling av antatt bruk er basert på ansattes synspunkter og ønsker for nødvendig arbeidsplass. Man kan samle data med forskjellige typer undersøkelser, intervjuer og workshoper.

Faktisk måling gir klare tall som kan støtte opp under undersøkelsene. Man kan f.eks. bruke forskjellige sensorer for å anslå hvor mye tid som brukes ved de forskjellige arbeidsplassene. Dette gjør man for å sikre at estimatene har fotfeste i virkeligheten, og man kan finne ut om noen av arbeidsplassene ikke utnyttes fullt ut.

Målet med analysen er å identifisere organisasjonens og de ansattes behov hva gjelder arbeidsmiljøets utforming. Undersøkelsene identifiserer ofte hvor skoen trykker og utfordringer som forhindrer måloppnåelse og produktivt arbeid blant de ansatte. I analysen kan man f.eks. oppdage at de ansatte har behov for flere stillesoner eller bedre muligheter for å jobbe hjemmefra.

Deretter lager man en plantegning basert på analysene. Planen viser hvilke områdetyper og arbeidsplasser de nye kontorlokalene bør ha. Helhetlig planlegging er enklere når man setter funksjonalitet i høysetet. Møbler, farger og pynt er irrelevant hvis lokalet i seg selv ikke er funksjonelt.

(Artikkelen fortsetter etter plantegningen.)

Hvor lang tid analysen vil ta, vil avhenge av bedriften, men bruker man eksperter, kan den gjennomføres overraskende fort. Målingene gjennomføres mens arbeid pågår, og undersøkelsene er digitale.

Man må likevel sette av nok tid til planlegging av prosessen og analyse av innsamlet data.

Endringer i arbeidsmiljøet er et område hvor eksperthjelp er særs nyttig.

En endringsekspert akselerer prosessen og hjelper klienten med å fokusere på de rette tingene. Det sikrer at bedriftens viktigste investering, de ansatte, faktisk blir hørt.