Hvordan kvitte seg med kontorlokalets skjulte kostnader

Kontorlokaler genererer et overraskende høyt antall skjulte kostnader som ofte kan være vanskelige å identifisere. Slike kostnader kommer ofte fra skjulte gebyrer og ineffektiv plassutnyttelse.

Vet du hvor mye bedriften din betaler per ansatt for arbeidsmiljøet i faste utgifter? I så fall vil vi gratulere – du er en av veldig få.

Ifølge Henri Rantalainen, Direktøren ved Technopolis Tampere, er det kun de færreste bedrifter som vet å ta høyde for alle kostnader knyttet til arbeidsmiljøet. De fleste skjulte kostnadene kommer av:

En gjennomsnittlig bedrift har 5-15 avtaler i tillegg til selve leieavtalen: strøm, internett, renhold, vedlikehold, posttjenester, sikkerhet, restauranttjenester, nøkkelhåndteringsavtaler, møbler og planter, printere, skrivere, skjermer, projektorer og så videre. Hver og en av disse avtalene må regnes med i de totale kostnadene for arbeidsmiljøet.

Mange sammenligner kontorlokaler basert på pris per kvadratmeter, men hvis man skal ta høyde for faktiske totale utgifter (leie- og servicekontrakter), vil mange tilsynelatende billigere alternativer raskt falle til bunns på lista. Serviceavtaler utelates ofte fra totalen, og dette er en praksis som skjuler de faktiske totale kostnadene knyttet til de forskjellige alternativene.

Administrasjon av avtaleporteføljer og forskjellige servicepakker betyr en mengde usynlig arbeid som forkludrer kostnadskalkylene. Svære leverandørporteføljer og serviceadministrasjon spiser opp store ressurser i det daglige virket. Slike ressurser er ofte vanskelige å identifisere og derved også vanskelige å inkludere i de totale kostnadene.

– Anbudsrunder og kontraktsfornyelse betyr i seg selv et enormt ressursforbruk. Hvis en bedrift har 20 kontorer, og hvert kontor har 12 serviceavtaler med en 3-årig kontraktsperiode, betyr det 80 kontrakter å fornye per år, viser Rantalainens enkle regnestykke.

Større bedrifter pleier å ha flere heltidsansatte som administrerer servicepakkene. I tillegg kommer annet administrativt avtalerelatert arbeid på tvers av organisasjonen. I mindre selskaper dumpes gjerne slike oppgaver på ansatte som heller burde brukes til å videreutvikle bedriftens kjerneaktiviteter.

Ineffektiv arealutnyttelse er en av de største kildene til unødvendige utgifter for mange bedrifter. Kontorlokaler med svakt design er ikke bare lite praktiske, de er ofte også for store. Med skikkelig design kan overskuddsareal reduseres til et minimum, og slik vil man kunne spare på leieutgiftene.

Ineffektivitet stammer ofte fra anskaffelsesprosessen som ofte starter med at man setter en makspris per kvadratmeter. Andre kriterier – beliggenhet, komfort, funksjonell plantegning – kommer først inn etter en prisbasert runde med forhåndskvalifisering. Denne typen strategi resulterer ofte i kontorlokaler som er romslige hvis man kun ser på antall kvadratmeter, men ofte også utdaterte og ineffektive.

Overflødige kvadratmeter er ikke den eneste kilden til tilleggskostnader. Mange lokaler fremmer ikke effektive arbeidsvaner og lar seg vanskelig tilpasse de ansattes varierende behov. Ifølge Leesmans studie føler bare 57 % av de ansatte at arbeidsmiljøet bidrar til produktiviteten – på noen arbeidsplasser er dette tallet bare 15 %.

Studier viser at en dysfunksjonell arbeidsplass reduserer de ansattes produktivitet, motivasjon og – på det verste – engasjement. Det betyr at et komfortabelt og funksjonelt kontor er en viktig konkurransefaktor og veldig viktig for å tiltrekke de største talentene. God planlegging av forretningslokaler er derfor ekstra viktig på områder hvor det er manko på kvalifisert arbeidskraft.

Skjulte kostnader er vanskelige å peke ut hvis du ikke vet hva du ser etter. De fører gjerne til kostnadskutt på feil områder som f.eks. pris per m² eller individuelle tjenester, selv om det ville gi bedre effekt å eliminere skjulte kostnader. Videre er sjansen for å oppnå et effektivt arbeidsmiljø høyere hvis lokaler og tjenester ikke ses på som kostnader, men heller ses på som investeringer for at bedriften skal lykkes og at de ansatte skal trives.